Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15 lipca 2025 r. do 20 sierpnia 2025 r. i od 18 grudnia 2025 r. do 23 stycznia 2026 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Kształcenia Sportowego w Szczecinie, przy ul. Lucjana Rydla 49(zw. dalej CKS), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2024 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 29 stycznia 2026 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2026 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w CKS w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2024 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• zlecaniu firmie założonej przez nauczyciela pośredniczenia w zakupie (kupno i odsprzedażna rzecz CKS) szerokiej gamy produktów (m.in. meble, kable, drukarki, art. higieniczne
  i kosmetyczne, skafander termoaktywny, przybory kuchenne, wentylatory) - wydatkowano łącznie 138.467,23 zł, z pominięciem procedury wyboru wykonawcy na podstawie analizy rynku,
• zlecaniu prac konserwatorskich (elektrycznych), spółce prowadzonej przez konserwatora i kierownika obiektu sportowego i szkoły – wydatkowano łącznie 14.899 zł,
• zakupie artykułów niezbędnych do prowadzenia w CKS gabinetu odnowy biologicznej i masażu w firmie prowadzonej przez specjalistę – pracownika CKS - wydatkowano łącznie 13.470 zł, z pominięciem procedury wyboru wykonawcy na podstawie analizy rynku,
• braku ewidencji ww. artykułów oraz informacji o ich zużyciu na potrzeby fizjoterapii uczniów CKS, prowadzonej w ramach etatu specjalisty, przy jednoczesnym wynajmie gabinetu temu samemu specjaliście – pracownikowi CKS – do prowadzenia prywatnej działalności,
• stosowaniu procedur wyboru wykonawców na świadczenie usług na rzecz CKS prowadzących do konfliktu interesów i z naruszeniem zasady bezstronności i obiektywizmu,
• zawarciu umowy zlecenia z samym sobą, na kwotę 2.573,90 zł, z naruszeniem art. 108 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.),
• niezgodności sprawozdania Rb-27S z ewidencją księgową,
• przelaniu w miesiącu grudniu - z budżetu kwoty 36.738,34 zł tytułem opłaty za energię cieplną oraz z wrd kwot: 5.335,47 zł w 2024 r. i 16.500 zł w 2023 r. tytułem zaliczki za przyszłe usługi bez dowodów księgowych,
• zawarciu z osobami zatrudnionymi na stanowisku starszy księgowy, dodatkowych umów zlecenia (na łączną kwotę 1.600 zł brutto miesięcznie) na wykonywanie zadań znajdujących się w standardowym zakresie obowiązków osób pracujących na tym stanowisku w ramach stosunku pracy,
• błędnym naliczaniu dodatku stażowego (1 przypadek),
• braku powierzenia głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.), zwanej dalej uofp,
• braku w aktach osobowych zakresów obowiązków – 4 pracowników i braku aktualizacji zakresów obowiązków – 3 pracowników,
• błędnie wskazanej kategorii zaszeregowania – 9 pracowników,
• brak ciągłości numeracji dokumentacji w aktach osobowych – 2 przypadki,
• błędnym naliczeniu wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby (1 pracownik),
• nieprecyzyjnych zapisach w umowach najmu basenu odnośnie godzin najmu (godzina lekcyjna lub zegarowa) oraz przedmiotu najmu (liczba torów lub cały basen),
• sporządzaniu notatek służbowych z analizy rynku na nieaktualnym wzorze (4 przypadki), podpisywaniu ich przez osoby nieupoważnione (3 przypadki), zamieszczaniu szacunkowej wartości zamówienia w kwocie brutto (1 przypadek),
• niezastosowaniu procedury „zlecenia zakupu” – stosowanej w CKS przy dokumentowaniu wydatków (5 przypadków),
• błędach w opisie zaksięgowanych dokumentów (nieprawidłowy numer rachunku – 2 przypadki),
• nieujęciu – w zał. nr 6 do polityki rachunkowości (Zarządzenie Dyrektora CKS nr 05/2021 z dnia 15.04.2021 r) - sprzedażowych dowodów finansowo – księgowych,
• błędnym przyjęciu na stan środków trwałych 2 drukarek 3D zakupionych w ramach realizacji programu „Laboratoria przyszłości”,
• niepoinformowaniu WKiAW o wynikach kontroli zewnętrznej (ZUS), czego obowiązek wynikał z § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu dostaw i usług, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
• identyfikacji należności CKS i ujęcia ich w sprawozdaniu Rb-N,
• kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych oraz ich dekretowania,
• prowadzenia dokumentacji płacowej pod kątem kontroli i akceptacji,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, dodatkowego wynagrodzenia rocznego a także dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• wypełnienia zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej,
• udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej,
• nadania roli administratora (AB) w systemie bankowości elektronicznej,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 307/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w CKS w 2024 r. wyniosły ogółem 121.734,77 zł i stanowiły rozdziałach: 80103 w § 0660 - dochód otrzymany z tytułu opłat za przedszkole w wys. 109.147,35 zł, 80195 w § 0970 – nagrodę Ministra Edukacji Narodowej w wys. 9.572 zł i 80101 w § 0970 – wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS – łącznie 3.016,22 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80101, dochody CKS w 2024 r. wyniosły ogółem 2.066.944,83 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z najmu i dzierżawy, których wykonanie wyniosło 827.584,62 zł (40% dochodów ogółem). 

Kontrolą objęto:

1. 31 umów najmu obowiązujących w IV kwartale 2024 r.,
2. 99 faktur wystawionych w IV kwartale 2024 r. tytułem najmu.

W toku kontroli umów i faktur dotyczących wynajmu pomieszczeń szkoły ustalono, że w umowach najmu basenu stosowane były nieprecyzyjne zapisy:

1. w jednym przypadku, wynagrodzenie (stawka godzinowa) zostało ustalone w wys. 12,20 zł netto za godzinę lekcyjną (45 min.), natomiast przedmiot najmu został określony w godzinach zegarowych (60 min.) – pon. i śr. od 16.30 do 21.30. Faktury wystawiane były za liczbę godzin bez wskazania czy dotyczy 45 min., czy 60 min.,
2. w jednym przypadku, przedmiotem najmu był cały basen, stawka ustalona w § 2 ust. 1 umowy wyniosła 65,04 zł netto za godzinę. Nie było informacji, że ww. stawka dotyczyła wynajmu jednego toru. W tym samym przypadku, w § 2 ust. 3 umowy wskazany został termin zapłaty za fakturę do dnia 13.12.2024 r. Na fakturze natomiast termin płatności został ustalony na dzień 16.12.2024 r.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie umów najmu basenu był kierownik obiektu sportowego i szkoły CKS. Za wystawianie faktur i ewidencję dochodów odpowiedzialny był starszy księgowy.

Faktury sprzedażowe (mimo braku ujęcia zasad ich obiegu i kontroli w polityce rachunkowości) były zadekretowane, posiadały wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych. Na fakturach było potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej.

Kwota na fakturze nr CKS/24/F/B/000117, mimo nieprecyzyjnych zapisów w umowie, została ustalona prawidłowo i została ona opłacona w umownym terminie.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2024 r. wykazano należności w rozdziale 80103 w łącznej wys. 7.678,75 zł w tym: 7.667,15 zł w § 0660 – wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (w tym 72,30 zł jako zaległość netto) i 11,60 zł w § 0640 - wpływy z tyt. kosztów egzekucyjnych, opłaty komorniczej i kosztów upomnień. Nie wykazano nadpłat.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2024 r. wykazane zostały należności netto w łącznej kwocie 29.003,90 zł, w tym: 28.669,50 zł w § 0670 z tytułu wyżywienia w przedszkolu, 260,40 zł w § 0750 z tytułunajmu i dzierżawy i 74 zł w § 0920 z tytułu odsetek od należności niezapłaconych w terminie.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2024 r. wykazanonależności:

- wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 586,80zł, w tym: 514,50zł tytułem wyżywienia w przedszkolu i 72,30 zł tytułem opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego,

- pozostałe z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 36.095,85 zł, w tym: 28.155 zł – tytułem wyżywienia w przedszkolu, 7.594,85 zł – tytułem opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego, 260,40 zł - tytułem najmu i dzierżawy, 74 zł – tytułem naliczonych odsetek
i 11,60 zł tytułem naliczonych kosztów upomnienia.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie należności niewymagalne i wymagalne zostały zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2024 r.

Wszystkie należności, z wyjątkiem naliczonych kosztów upomnienia i odsetek w łącznej kwocie 85,60 zł, zostały uregulowane w 2025 r.   

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe CKS w wysokości 17.228.055,66 zł zrealizowane zostały w 99,99%.

CKS w 2024 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 2.066.944,83 zł, co stanowiło 73,92% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 159 dowody księgowe na łączną kwotę 1.035.483,81 zł, co stanowiło 6,1% wydatków budżetowych ogółem,
• 44 dowody księgowe na łączną kwotę 319.961,58 zł, co stanowiło 15,5% wydatków wrd ogółem,
• 13 umów stanowiących podstawę do wystawienia 140 dowodów księgowych,
• 17 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W 2024 r. CKS wydatkowało łącznie kwotę 322.174,70 zł na rzecz 3 firm, prowadzonych przez zatrudnionych pracowników. Spółkę Cywilną prowadzili:kierownik obiektu sportowego i szkoły oraz konserwator. Kolejne firmy prowadzili: nauczyciel zatrudniony w CKS oraz specjalista ds. odnowy biologicznej i masażu.

Ze spółką dyrektor co roku zawierał umowę. W 2024 r. była to umowa nr s.2120.09.2024 zawarta w dniu 1.01.2024 r.na świadczenie usługi „Obsługa serwisowa związana z utrzymaniem prawidłowego stanu technicznego stacji uzdatniania wody basenowej i jacuzzi oraz dozór techniczny nad prawidłowym funkcjonowaniem stacji uzdatniania wody basenowej w soboty, niedziele oraz święta państwowe i kościelne” (ze strony Zleceniobiorcypodpisana przez konserwatora) i poprzedzonadokonaniem wyboru Wykonawcy na podstawie analizy rynku. Analizę rynku w celu wyłonienia wykonawcy przeprowadził pracownik - kierownik obiektu sportowego i szkoły, który jednocześnie był wspólnikiem w tej spółce i znał kwoty ze złożonych kontrofert. Samemu więc składając ofertę wiedział, jaką kwotę zaproponować. W ocenie kontroli, w powyższej sytuacji zachodzi konflikt interesów oraz naruszenie zasady bezstronności i obiektywizmu.Osoba składająca ofertę jest stroną postępowania, a nie organem dokonującym wyboru, więc jej udział w ocenie ofert jest niedopuszczalny.

Stwierdzono ponadto, że:

• rachunki za usługę wystawiane były co miesiąc na kwotę 5.500 zł, podczas gdy wg § 4 ww. umowy wynagrodzenie zostało ustalone w wys. 5.600 zł/m-c,
• w 2 przypadkach, w ewidencji księgowej (w opisie) wskazany został nieprawidłowy numer rachunku. Rachunek nr 01/01/2024 został zaksięgowany jako 01/01/2023 a rachunek nr 01/07/2024 jako 01/06/2024 (r-k 01/06/2024 został ujęty zarówno jako płatność za czerwiec, jak i za lipiec),
• w 2 przypadkach, do rachunków nie było dołączone zlecenie zakupu, stanowiące zgłoszenie zapotrzebowania na zakup i w pozostałych przypadkach było sporządzane przez kierownika obiektu sportowego i szkoły, z kontrasygnatą głównego księgowego i zatwierdzeniem dyrektora.

W 2024 r. na obsługę serwisową wynikającą z umowy i inne wydatki wynikające z protokołów konieczności wydatkowano łącznie kwotę 170.000 zł. Spółce jednak dyrektor zlecał także inne zadania, m.in.:

- naprawę oświetlenia podszafkowego w sekretariacie – 300 zł,

- wymianę 2 mieszaczy wody w szatniach przy sali gimnastycznej – 1.500 zł,

- naprawę instalacji elektrycznej w sali A206 – 3.100 zł,

- wymianę starych opraw jarzeniowych na oprawy LED – 9.999 zł.

W ocenie kontroli, tego typu prace powinni wykonać etatowi konserwatorzy CKS, których było zatrudnionych czterech, w tym konserwator - wspólnik spółki, posiadający świadectwa kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku: Eksploatacji m.in. w zakresie obsługi i konserwacji urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych wytwarzających, przetwarzających, przesyłających i zużywających energię elektryczną o napięciu znamionowym nie wyższym niż 1 kV. Takie same uprawnienia posiadał kierownik obiektu sportowego i szkoły.

 Z firmą prowadzoną przez nauczyciela zatrudnionego w CKS, również co roku dyrektor zawierał umowę. W 2024 r. była to umowa nr Os.2120.16.2024 zawarta w dniu 1.01.2024 r.na świadczenie usług polegających na obsłudze informatycznej oraz serwisie sprzętu komputerowego i sieci komputerowej i CCTV CKS i poprzedzonadokonaniem wyboru Wykonawcy na podstawie analizy rynku.

W 2024 r. na ww. obsługę informatyczną i inne wydatki niewynikające z zawartej umowy wydatkowano łącznie kwotę 138.467,23 zł. Firma nauczyciela bowiem pośredniczyła, kupując i sprzedając CKS m.in. talerze, fotele, art. higieniczne i kosmetyczne, wentylatory, meble z Ikei, papier do pieczenia, gofrownice, kable, drukarki, projektory, telewizor, a nawet skafander termoaktywny - różne artykuły, na które w danym momencie było zapotrzebowanie.
W skali roku zakupy z tej firmy np. routerów, drukarek znacznie przekroczyły kwotę 6.000 zł brutto a częstotliwość zakupów wskazywała na stałą współpracę. Wykonawca nie został wybrany w wyniku przeprowadzenia analizy rynku i - w ocenie kontroli - z naruszeniem § 12 i § 13 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 657/20 ze zmianami, wg których udzielając zamówienia, należy kierować się zasadą, zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Wybór wykonawcy musi zostać poprzedzony dokonaniem analizy rynku, udokumentowanej w formie notatki służbowej.

Stwierdzono ponadto, że:

• w przypadku zakupu telewizora LCD 32”, z faktury, poza kwotą 740 zł, nie wynikały żadne dane odnośnie marki i modelu. Dane te również nie zostały wskazane w wystawionym dokumencie OT. Wg interpretacji indywidualnej, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (z dnia 22 maja 2017 r. - 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW), umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi). Należy podkreślić, że dowód zakupu otrzymany bezpośrednio od dystrybutora (zwłaszcza w przypadku sprzętu AGD lub RTV) stanowi podstawę do zgłoszenia ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi lub gwarancji w przypadku awarii. W przypadku powyższego refakturowania, w dokumentacji księgowej nie było oryginalnej (pierwotnej) faktury zakupu, która mogłaby być podstawą do skorzystania z gwarancji,
• w 3 przypadkach, do faktur nie było dołączone zlecenie zakupu, stanowiące zgłoszenie zapotrzebowania na zakup i w pozostałych przypadkach było sporządzane przez kierownika gospodarczego, z kontrasygnatą głównego księgowego i zatwierdzeniem dyrektora.

Z firmą prowadzoną przez specjalistę - pracownika CKS dyrektor nie zawarł umowy. Nie było także przeprowadzone postępowanie wyboru Wykonawcy na dostarczanie artykułów niezbędnych do prowadzenia w CKS gabinetu odnowy biologicznej i masażu, mimo że w 2024 r. na zakup ww. artykułów wydatkowano łącznie kwotę 13.470 zł. Powyższe – w ocenie kontroli - naruszało ww. § 13 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 657/20 ze zmianami.

W toku kontroli ujawniono ponadto, że z ww. specjalistą ds. odnowy biologicznej i masażu, prowadzącym działalność gospodarczą, dyrektor zawarł umowę najmu pomieszczenia odnowy biologicznej w budynku E - rehabilitanta - fizjoterapeuty o pow. 12,61 m.kw., fizjoterapii o pow. 13,32 m.kw., hydroterapii o pow. 15,33 m.kw.. Ustalono jednak, że nie była prowadzona ewidencja artykułów higienicznych, zakupionych przez CKS, do prowadzenia fizjoterapii w ramach etatu specjalisty ds. odnowy biologicznej i masażu oraz ewidencji/informacji o zużyciu tych materiałów na rzecz uczniów CKS, co w ocenie kontroli niosło za sobą ryzyko wykorzystywania tych środków (zakupionych przez CKS) także do prowadzenia prywatnej praktyki przez specjalistę, po godzinach pracy, w ramach umowy najmu.

Osobą odpowiedzialną w CKS za sprawowanie nadzoru nad całością gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych - zgodnie z art. 53 ust. 1 uofp - był dyrektor.

Dyrektor również powinien udzielać zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w CKS, w grudniu, stosowana była praktyka przelewania środków budżetowych na rzecz kontrahentów, na poczet przyszłych faktur (wystawianych w kolejnym roku), mimo braku stosownych dowodów księgowych, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W nw. przypadkach nie było dokumentów księgowych, które stanowiłyby podstawę dokonania zapłaty. Dotyczyło to przelewów:

• ze środków budżetowych w dniu 30.12.2024 r. na kwotę 36.738,34 zł tytułem energii cieplnej (faktura za grudzień została wystawiona w dniu 3.01.2025 r. i nie uwzględniała zapłaconej w grudniu zaliczki),
• ze środków wrd w dniu 30.12.2024 r. na kwotę 5.335,47 zł tytułem zaliczki na poczet usługi serwisowej i dozorowej stacji uzdatniania wody za styczeń 2025 r. (rachunek zaliczkowy został wystawiony w dniu 31.12.2024 r. i wpłynął do CKS w dniu 9.01.2025 r.). Należy podkreślić, że umowa z kontrahentem na rok 2025 została zawarta dopiero
  w styczniu 2025 r.,
• ze środków wrd w dniu 29.12.2023 r. na kwotę 16.500 zł tytułem zaliczki na obsługę informatyczną, z której następnie rozliczane były faktury wystawiane przez kontrahenta do marca 2024 r. (faktury nr: 7/2024, 13/2024 i 19/2024 na kwotę 5.500 zł każda).

Powyższe było również niezgodne z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi”: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki),

W przypadku jednego wydatku stwierdzono, że zapłata została dokonana na podstawie faktury pro forma. W ocenie kontroli faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym.

Osobą odpowiedzialną w CKS za realizację ww. wydatków był główny księgowy. Dyrektor natomiast, jako kierownik jednostki, powinien sprawować nadzór nad całością gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych - zgodnie z art. 53 ust. 1 uofp.

Kontrola prawidłowości sporządzania notatek służbowych dokumentujących przeprowadzenie analizy rynku, wykazała, że na 17 skontrolowanych notatek, wzór notatki dot. udzielenia zamówienia do kwoty 130 000 zł netto, stosowany w CKS w 2024 r.:

• w 3 przypadkach, nie uwzględniał zmiany ówcześnie obowiązującego zarządzenia Nr 657/20 Prezydenta Miasta z dnia 28.12.2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami: nr 39/21 z dnia 26 stycznia 2021 r., nr 162/23 z dnia 24 marca 2023 r. i nr 142/24 z dnia 13.03.2024 r.), wprowadzonej w dniu 13.03.2024 r. (Zarządzenie Prezydenta Miasta Nr 142/24). Było to niezgodne z § 13 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 657/20 ze zmianami, wg którego wzór notatki określa Dyrektor BZP i udostępnia na stronie Uminetu (tu: na stronie BIP Szczecin),
• w przypadku wyboru spółki cywilnej, notatka z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł netto z dnia 20.12.2023 r.została sporządzona na nieaktualnym wzorze (z dnia 25.01.2021 r.).

Osobą odpowiedzialną w CKS za sprawowanie nadzoru nad procesem udzielania zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami- był dyrektor.

Wszystkie faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i były zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora. Wszystkie były zadekretowane, wskazany był miesiąc ujęcia w księgach rachunkowych i wszystkie zostały uregulowane w terminie.

Wyciągi bankowe zawierały wskazania dekretacyjne oraz miesiąc ujęcia w księgach rachunkowych.

W trakcie kontroli dokumentacja księgowa została uzupełniona o końcową fakturę nr FS/9/10/2024 wystawioną w dniu 8.10.2024 r., z datą wpływu do CKS w dniu 4.08.2025 r.

 2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2024 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 1.266.797,70 zł, uregulowane w 2025 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2024 r. wykazano zobowiązania niewymagalne w łącznej wys. 30.683,39 zł (zakup usług pozostałych (§ 4300) – 29.941,94 zł, wynagrodzenia bezosobowe (§ 4170) – 298,13 zł, PPK (§ 4710) – 223,61 zł, zakup żywności (§ 4220) – 219,71 zł), uregulowane w 2025 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2024 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań zostały zidentyfikowane i ujęte w sprawozda-niach CKS za 2024 r.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 12 ze 146 pracowników zatrudnionych w 2024 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 701.706,26 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 671.261,52 zł (6,4% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 10.468.816,35 zł, zaewidencjonowanej w § 4010 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 30.444,74 zł (4,7% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 643.559,89 zł, zaewidencjonowanej w § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia chorobowego (4 pracowników), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne (3 pracowników)oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 r., wypłaconego w 2024 r. (8 pracowników).

Kontrolą objęto również umowy zlecenia zawarte w 2024 r., zrealizowane w miesiącach XI i XII 2024 r. oraz zapłacone w XII 2024 r. w łącznej kwocie 75.373,50 zł brutto, a także 3 umowy zlecenia związane z obsługą obozu sportowego w Pogorzelicy w dniach 5-9.08.2024 r., w łącznej kwocie 3.418,48 zł brutto. Przeanalizowane kwoty stanowiły 19,3% ogólnej kwoty wynagrodzeń bezosobowych wynoszącej 408.457,35 zł, zaewidencjonowanej w § 4170 wg sprawozdania Rb-34S.

W toku kontroli umów cywilnoprawnych ustalono, że:

1. dyrektor zawarł sam ze sobą umowę zlecenia na kwotę 2.573,90 zł za pełnienie funkcji kierowcy oraz kierownika obozu w Pogorzelicy. Powyższe naruszało art. 108 kodeksu cywilnego, wg którego pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony. W ocenie kontroli dyrektor nie mógł zawrzećumowy cywilnoprawnejz samym sobą, jednocześnie jako reprezentant szkoły (jednostki budżetowej gminy) i jako osoba prywatna. Zakaz ten wynika z konieczności ochrony interesów mocodawcy (gminy) przed działaniami pełnomocnika (dyrektora) dla własnych korzyści,
2. dyrektor zawarł umowy zlecenia z dwoma starszymi księgowymi pionu księgowego na wykonywanie czynności związanych z bieżącym funkcjonowaniem szkoły, takich jak: rozliczanie kosztów mediów, naliczanie czynszu, kontrolę zmiany wysokości wskaźnika przeliczeniowego (odnośnie wynajmowanych mieszkań), a także rozliczanie delegacji pracowniczych, przygotowywanie danych do sprawozdań budżetowych i finansowych, wprowadzanie danych finansowych do SIO w zakresie wydatków, wsparcie, pomoc, współpracę w zakresie sporządzania raportów i analiz na polecenie Wydziału Oświaty, współpracę w zakresie planowania budżetu CKS. W obu przypadkach umowy zostały zawarte na rok z miesięcznie naliczaną stawką 600 zł i 1000 zł. W ocenie kontroli, ww. czynności powinny być wykonywane w pionie księgowym w ramach obowiązków służbowych związanych z funkcjonowaniem szkoły. Nie są to czynności dodatkowe, sporadyczne, czy występujące okresowo. Wpisują się one w działalność szkoły i jej specyfikę, występują w każdej jednostce budżetowej (SIO, czynsze, delegacje, sprawozdawczość), podlegają nadzorowi głównego księgowego (zleceniobiorca nie ma autonomii w sposobie wykonywania tych czynności) i powinny zostać uwzględnione w zakresach obowiązków osób zatrudnionych w pionie księgowym.

Osobą odpowiedzialną w CKS za sprawy kadrowe (w tym także związane ze sporządzaniem umów cywilnoprawnych) był specjalista ds. kadr. Za naliczanie wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych odpowiedzialna była osoba zatrudniona do realizacji m.in. tych czynności na podstawie umowy zlecenia. Dyrektor natomiast, jako kierownik jednostki i pracodawca, powinien sprawować nadzór nad całością gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych - zgodnie z art. 53 ust. 1 uofp.

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że:

1. w przypadku jednego pracownika, wysługa w wys. 12% została naliczona dopiero począwszy od września 2024 r., a zgodnie z dokumentacją zgromadzoną w aktach osobowych, wyższa wysługa powinna zostaćnaliczona już w czerwcu,
2. w aktach osobowych głównego księgowego nie było zakresu obowiązków i potwierdzenia jego przyjęcia do stosowania, nie było także powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 54 ust. 1 uofp, wg którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej "głównym księgowym", jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

3. w aktach osobowych: starszego księgowego, intendenta, kucharza i ratownikarównież nie było zakresów obowiązków, co było niezgodne z § 7 pkt 2 rozdziału VI statutu CKS, wg którego pracownik zatrudniony w szkole zobowiązany jest przestrzegać szczegółowego zakresu obowiązków na zajmowanym stanowisku. Przyjęcie szczegółowego zakresu obowiązków jest potwierdzane podpisem pracownika,

4. w przypadku 9 pracowników, w dokumentach określających wysokość wynagrodzenia od 1 stycznia 2024 r., wskazane zostały kategorie zaszeregowania niezgodne z załącznikiem nr 1 do ówcześnie obowiązującego regulaminu wynagradzania wprowadzonego Zarządzeniem nr 24/2023 dyrektora CKS z dnia 6.12.2023 r.,

5. w aktach osobowych dwóch pracowników nie została zachowana ciągłość numeracji, różnym dokumentom dwukrotnie nadany został ten sam numer, co było niezgodne z § 4 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.), wg którego oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowychpracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.

Osobą odpowiedzialną w CKS za sprawy kadrowe był specjalista ds. kadr.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych wykazała, że w przypadku 2 zwolnień lekarskich nauczyciela, w podstawie wynagrodzenia chorobowego nie został uwzględniony składnik roczny, tj. 13-tka, w związku z czym łączna kwota wynagrodzenia chorobowego została zaniżona o 157,03 zł. Nauczyciel z dniem 1.09.2024 r. podpisał akt mianowania z nowym wymiarem czasu pracy, do dnia 31.08.2024 r. zatrudniony był na podstawie umowy o pracę (od 1.09.2021 r.), w związku z czym zachowana była ciągłość zatrudnienia. Powyższe potwierdza art. 48 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2024 r. poz. 986 ze zm.) w związku z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 2025 r. poz. 560), wg którego pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego.

Osobą odpowiedzialną w CKS za naliczanie wynagrodzeń była księgowa.

W trakcie kontroli:

• księgowa dokonała wyrównania dodatku stażowego pracownikowi (kwota 232,50 zł brutto),
• w aktach osobowych głównego księgowego został skorygowany dokument określający wysokość wynagrodzenia od 1 stycznia 2024 r., pod kątem prawidłowego wskazania kategorii zaszeregowania (zgodne z załącznikiem nr 1 do ówcześnie obowiązującego regulaminu wynagradzania).

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor zawarł z kasjerem umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i projakościowe nie wykazała nieprawidłowości.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2024 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 887.896zł, uregulowany w całości w 2024 r. Na dzień 31.12.2024 r., konto 225 – Rozrachunki z budżetami, wykazało saldo w wys. 87.259 zł, w całości stanowiące podatek od DWR za 2024 r. Podatek został uregulowany w dniu 20.03.2025 r. (WB nr 49).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2024 r. naliczone zostały składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy w kwocie ogółem 4.245.402,95 zł. Na dzień 31.12.2024 r., konto 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, wykazało saldo w wys. 387.110,67 zł, stanowiące w kwocie 37.477,27 zł składki ZUS od wynagrodzeń za XII 2024 r. i w kwocie 349.633,40 zł składki ZUS od DWR za 2024 r. Składki ZUS zostały uregulowane: w dniu 7.01.2025 r. (WB nr 3) - składki ZUS od wynagrodzeń za XII i w dniu 5.03.2025 r. (WB nr 40) - składki ZUS od DWR.

W toku kontroli realizacji zapisów § 4 ust. 2 - 4 załącznika nr 1 do zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin: nr 136/21 z dnia 22 marca 2021 r. i nr 471/24 z dnia 2 września 2024 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin ze zm., ustalono, że dyrektor wprawdzie wyznaczył pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie, zatwierdzanie i generowanie poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę odpowiednich deklaracji jednostkowych, ewidencji VAT i plików JPK (odpowiednie zapisy dyrektor ujął w zakresach czynności: głównego księgowego (zakres dla starszego księgowego), starszego księgowego, starszego księgowego (zakres dla księgowego)), jednak zapisy te miały odniesienie do nieobowiązującego zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin ze zm.Zakresy nie zostały ponadto zaktualizowane po zmianie na stanowisku księgowego i starszego księgowego, co było niezgodne z ww. § 7 pkt 2 rozdziału VI statutu oraz standardami kontroli zarządczej nr 3 i 4 zawartymi w grupie A – Środowisko wewnętrzne, o których mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej i wg których aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika. Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.

Dyrektor, jako osoba kierująca szkołą, jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r. uregulowane były w terminach wynikających odpowiednio z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) i z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 199).

W 2024 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Prawidłowość prowadzenia rozliczeń z tytułu podatku VAT nie była przedmiotem kontroli.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2024 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 116.882 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r. o 9.572 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2024 r. wyniosło 121.734,77 zł i było wyższe od planu o 4.852,77 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 17.228.055,66 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r. o 6.078.411,66 zł.
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2024 r. wyniosło 17.227.081,79 zł i było mniejsze od planu o 973,87 zł (plan zrealizowany w 99,99%).

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2024 r. wyniósł łącznie 2.796.345 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r. o 672.295 zł. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2024 r. wyniosło 2.066.944,83 zł i było mniejsze od ww. planu o 729.400,17 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2024 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S z ewidencją księgową na kontach: 130-BB-02 – dochody, 130-V9-02 – dochody przedszkole (od 2.01. do 25.06.2024 r.) i 130-6L-02 – dochody przedszkole (od 25.06.2024 r. – zmiana symbolu zadania z V9 na 6L), stwierdzono, że obroty na ww. kontach wyniosły 0 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S zamknęło się w kwocie 121.734,77 zł. Obroty na ww. kontach były zerowane poprzez przeksięgowanie drugostronne a następnie obustronny ujemny zapis techniczny.

Wg opisu do konta 130, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342 ), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości oraz planów kont, konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

Osobą odpowiedzialną w CKS za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej był główny księgowy.

Wykonanie wydatków budżetowych wykazane w sprawozdaniu Rb-28S było zgodne z wykonaniem wydatków w poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej według ksiąg rachunkowych.

Wykonanie wydatków i dochodów wrd ujmowane było w ewidencji księgowej wg schematu księgowania dział-rozdział-paragraf zgodnie z kwotami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S.

W trakcie kontroli skorygowane zostały zapisy techniczne na kontach dochodów budżetowych zespołu 1, co przy zachowaniu zasady czystości obrotów ujawniło obroty na tych kontach zgodne z wykonaniem dochodów budżetowych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono realizację przez jednostkę postanowień art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2024 r. Sprawdzono również prawidłowość prowadzenia ksiąg inwentarzowych i ich zgodność z ewidencją księgową.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2024 r., w tym: dot. weryfikacji sald kont zespołu 0 i 2, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasie (budżet, wrd i ZFŚS) oraz art. spożywczych w magazynie, potwierdzenie sald: rachunków bankowych, wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2024 r. z budżetu, wrd i ZFŚS oraz weryfikację zgodności stanu księgozbioru z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ostatni pełny spis z natury majątku CKS przeprowadzony został w 2023 r.

W 2024 r. przyjęto na stan środki trwałe o łącznej wartości 5.566.581,35 zł (w tym głównie wprowadzono na stan wartość działek na łączną kwotę 5.390.175 zł).

Ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzona była elektronicznie w programie Progman Cloud Majątek. Każdy składnik majątku miał w programie nadany numer inwentarzowy, który był naniesiony fizycznie na dany środek.

Zbiory biblioteczne ewidencjonowane były w formie elektronicznej za pomocą programu Vulcan „Mol Net+”.

Dane z elektronicznych ksiąg inwentarzowych były na dzień 31.12.2024 r. zgodne z ewidencją księgową.

Wartość środków pieniężnych w kasie oraz wyciągów bankowych za 2024 r. była zgodna z księgami rachunkowymi.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 5/2021 z dnia 15.04.2021 r. (załącznik nr 2 – część obligatoryjna), ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami: nr 21/2023 z dnia 12.09.2023 r. i nr 13/2024 z dnia 11.10.2024 r.
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – rozdział 4 zał. nr 2 do polityki rachunkowości,
• Zakładowy Plan Kont – rozdział 5.1 zał. nr 2 do polityki rachunkowości,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do polityki rachunkowości,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4 do polityki rachunkowości,
• Instrukcjakasowa – zał. nr 5 do polityki rachunkowości,

Polityka rachunkowości w zakresie zasad dot. organizacji półkolonii i obozów sportowych - zał. nr 7 do polityki rachunkowości.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że w części 3 załącznika nr 6 do polityki rachunkowości, stanowiącej wykaz dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce, nie ujęto dowodów sprzedażowych (wystawianych przez CKS np. za najem mieszkań, basenu, pomieszczeń), co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a oraz ust. 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Dyrektor natomiast, jako kierownik jednostki, powinien ustalać w formie pisemnej i aktualizować ww. dokumentację.

Ww. procedury obowiązujące w CKS normowały procesy związane z gospodarką finansowo – księgową jednostki i były przyjęte do stosowania przez merytorycznych pracowników.

Odnośnie zasad postępowania w przypadku udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej kwoty 130.000 zł netto stosowane było ww. zarządzenie Prezydenta Miasta Nr 657/20 ze zmianami.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2024 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Kontrolą objęto ponadto:

• prawidłowość wydatkowania środków w ramach realizacji programu „Laboratoria przyszłości” - realizowanego na podstawie uchwały Nr 129 Rady Ministrów z dnia. 29 września 2021 r. w sprawie wsparcia na realizację inwestycyjnych zadań jednostek samorządu terytorialnego polegających na rozwijaniu szkolnej infrastruktury „Laboratoria przyszłości” (M.P. z 2021 r. poz. 939),
• realizację wytycznych Skarbnika Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r. dot. nadania roli administratora w systemie bankowości elektronicznej.

Kontrola realizacji obowiązków wynikających z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 wykazała, że dyrektor nie poinformował WKiAW o wynikach kontroli przeprowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w dniu 11.06.2024 r. oraz nie przedłożył kserokopii dokumentu pokontrolnego wraz z kopią dokumentacji kontroli, informacją o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków sformułowanych w dokumencie pokontrolnym i podjętych przez dyrektora działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

Kontrola realizacji programu „Laboratoria przyszłości” wykazała, że dwie drukarki 3D, zostały przyjęte na stan każda dwoma dokumentami OT (z uwagi na dwie faktury, jedna o wartości 60% zamówienia wystawiona i zapłacona w grudniu 2021 r. a druga o wartości 40% zamówienia wystawiona i zapłacona w styczniu 2022 r.). O ile drukarka o wartości 32.500 zł w obu dokumentach OT (na kwoty 13.000 zł i 19.500 zł) została ujęta jako środek trwały. O tyle drukarka o wartości 22.500 zł została ujęta częściowo jako środek trwały (OT na kwotę 13.500 zł) a OT w kwocie 9.000 zł jako pozostały środek trwały. W rzeczywistości zakupione zostały dwa urządzenia o wartości pow. 10.000 zł, które powinny stanowić 2 środki trwałe. W związku z powyższym na każdej drukarce widniały dwie naklejki z numerem inwentarzowym. W ocenie kontroli, z uwagi na fakt, że cały sprzęt w ramach programu został dostarczony w grudniu 2021 r. (Protokół odbioru z 14.12.2021 r. i z 23.12.2021 r.), należało wystawić 2 dokumenty OT, a następnie (po opłaceniu faktury styczniowej), zwiększyć wartość wcześniej przyjętych urządzeń.

Za wprowadzanie zwiększeń i zmniejszeń w stanach majątku do 31.12.2023 r. odpowiedzialny był specjalista ds. majątku i rozliczeń.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami znak: F.3012.11.2024 z dnia 1.07.2024 r. i znak: F.3012.8.2025 z dnia 3.01.2025 r. dyrektor poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektora z dnia 8.08.2025 r., w 2024 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w placówce 4 kontrole. O trzech: – Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego (w dniu 22.01.2024 r.),

– Powiatowy Inspektor Sanitarny (w dniu 30.01.2024 r.),

– Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny (w dniach: 29.11.2024 r. i 13.12.2024 r.),

dyrektor przekazał do WKiAW informację zgodnie z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16.

Dyrektor nadał rolę administratora w systemie bankowości elektronicznej głównemu specjaliście - osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w tym systemie – zgodnie z wytycznymi Skarbnika Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r.

Całość sprzętu w ramach programu „Laboratoria przyszłości”, w kwocie ogółem 88.200 zł brutto, została zakupiona od jednej firmy. Zakupiono 2 drukarki 3D, skaner 3D, 50 szt. filamentu i 5 zestawów mebli szkolnych. Płatność została ustalona w dwóch częściach: I część w wys. 60% wynagrodzenia w terminie do 30.12.2021 r., II część w wys. 40% wynagrodzenia w terminie do 31.08.2022 r. Wybór wykonawcy został poprzedzony analizą rynku, z której została sporządzona notatka służbowa. Umowa dostawy została zawarta wg wzoru przygotowanego przez Wydział Oświaty UM. Zakup sprzętu został udokumentowany 2 fakturami. Sprzęt został oznakowany i znajdował się w pracowniach, co zostało potwierdzone w toku oględzin przeprowadzonych w dniu 21.01.2026 r.

W toku kontroli, z datą na dzień 31.12.2025 r. została przeprowadzona korekta stanu majątku (skorygowane dokumenty OT, zwiększenie wartości środków trwałych i usunięcie z urządzeń podwójnych numerów inwentarzowych).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi CKS:

1. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
2. Nie zawierać dodatkowych umów zlecenia z pracownikami szkoły na wykonanie pracy, która znajduje się w zakresie ich standardowych obowiązków pracowniczych oraz która powinna być wykonywana w godzinach pracy, w ramach istniejącego stosunku pracy.
3. Powierzyć głównemu księgowemu jednostki obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami uofp.
4. Stosować w umowach najmu basenu precyzyjne zapisy odnośnie stawek godzinowych i przedmiotu najmu.
5. Dokonywać płatności na podstawie wystawionych dowodów księgowych.
6. Prowadzić postępowania wyboru wykonawcy z zastosowaniem aktualnych zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin w tym zakresie.
7. Każdorazowo do dowodów księgowych dołączać zlecenie zakupu zgodnie z przyjętą w CKS praktyką.
8. Wydatkować środki publiczne w sposób celowy i oszczędny. Prowadzić nadzór nad zużyciem środków wykorzystywanych w gabinecie odnowy biologicznej i masażu wyłącznie na rzecz uczniów CKS (by zapobiec ich użyciu w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej).
9. Zweryfikować i uzupełnić akta osobowe pracowników o: aktualne zakresy obowiązków, dokumenty wskazujące prawidłową kategorię zaszeregowania, prawidłową numerację dokumentów.
10. Prawidłowo naliczać wynagrodzenie za czas choroby.
11. Zawierać własne umowy zlecenia zgodnie z kodeksem cywilnym.
12. Ująć w zakresach obowiązków starszych księgowych, czynności podlegających nadzorowi głównego księgowego, do tej pory objętych umową zlecenia i ujednolicić stosunek pracy.
13. Przestrzegać postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.
14. Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości w zakresie wykazu dowodów finansowo – księgowych, a także stosowanych zasad ich kontroli, opisywania i dekretowania.