Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w lipcu 2012 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Planowania Przestrzennego Miasta przy ulicy Szymanowskiego 2 w Szczecinie, (zwanej dalej BPPM lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na dostawę oprogramowania komputerowego dla BPPM (ogłoszenie nr 286311-2011) wraz
z wykonaniem umowy. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 lipca 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.08.2012 r.

Kontrola pozytywnie oceniła przeprowadzenie procedury przetargu nieograniczonego na dostawę oprogramowania komputerowego (ogłoszenie 286311-2011) wraz z wykonaniem umowy nr 17/11/11 z dnia 23.11.2011 r. na kwotę 84.870,00 zł, oraz umowy nr 18/11/11 z dnia 23.11.2011 r. na kwotę 72.385,50 zł. Stwierdzono jedynie drobne uchybienia formalne, które nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnych umów w sprawie zamówienia publicznego (ocena pozytywna z uchybieniami).

Ustalono, że ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, nie zawierało informacji o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co naruszyło art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zw. dalej p.z.p. według którego ogłoszenie o zamówieniu, zamieszczane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego powinno zawierać informację o dniu jego zamieszczenia w BZP.

Stwierdzono również, że zarówno wysłane do wykonawców pismo z informacją o rozstrzygnięciu przetargu jak i informacje zamieszczone na stronie internetowej www.bip.um.szczecin.pl, w BZP oraz w siedzibie zamawiającego nie zawierały wskazania terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 p.z.p., po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Naruszony tym samym został art. 92 ust. 1 pkt 4 p.z.p. według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało natomiast zamieszczone w BZP przed zawarciem umów tj. w dn. 15.11.2011 r. (umowy zostały podpisane w dn. 23.11.2011 r.), co było niezgodne z art. 95 ust. 1 p.z.p. według którego zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP.

Przygotowanie ogłoszeń, projektów innych dokumentów, korespondencji prowadzonej z wykonawcami i innymi podmiotami
w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, należało wg. § 1 ust. 3 pkt 2, 3 i 5 regulaminu pracy komisji przetargowej stanowiącego Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 9/09 Dyrektora BPPM z dn. 06.04.2009 r. do członków komisji przetargowej .

W jednostce w trakcie przeprowadzania procedury przetargowej obowiązywała procedura udzielania zamówień publicznych wprowadzona zarządzeniem Dyrektora BPPM nr 9/2009 z dn. 06.04.2009 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych
w BPPM wraz z załącznikami: załącznik nr 1 – zasady udzielania zamówień publicznych w BPPM, załącznik nr 2 – regulamin pracy komisji przetargowej, załącznik nr 3 oraz nr 4 – notatka służbowa dotycząca zamówienia publicznego. Treść zarządzenia zawierała nieaktualne podstawy prawne (ustawa o zamówieniach publicznych) oraz nieaktualne zapisy w zakresie w jakim normują kwestie protestów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

W pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności:

• prawidłowo sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, zawierała ona wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokóły z postępowania w oparciu
  o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

1. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających zamieszczanie w ogłoszeniach i pismach przygotowywanych w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia obligatoryjnej treści,
2. terminowe zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w BZP,
3. aktualizację zarządzenia w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych.