Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 570/06
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 23 października 2006 r.

Procedura
przygotowywania Wniosków aplikacyjnych
dla Projektów

§ 1. Celem procedury jest ustalenie zasad i trybu współpracy pomiędzy WFP, a pozostałymi jednostkami organizacyjnym Urzędu Miasta oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin na etapie przygotowywania Wniosków aplikacyjnych.

§ 2. Przebieg procedury:
1) Informacja o naborze Wniosków aplikacyjnych:
a)	WFP na bieżąco poszukuje informacji na temat istniejących lub powstających Funduszy oraz przekazuje stosowne informacje Kierownikom,
b)	WFP monitoruje terminy naboru Wniosków aplikacyjnych,
c)	niezwłocznie po uzyskaniu informacji o naborze Wniosków aplikacyjnych, Dyrektor WFP przekazuje wiadomość w formie pisemnej Kierownikom. W piśmie przedkłada również listę Projektów, które w opinii WFP kwalifikują się do wsparcia w ramach Funduszu,
d)	Kierownik nadzorujący jednostkę organizacyjną Gminy Miasto Szczecin niezwłocznie po otrzymaniu informacji w piśmie o którym mowa w lit. c, przekazuje wiadomość Kierownikowi jednostki,
e)	informacje o naborze wniosków aplikacyjnych pracownik WFP publikuje w serwisie intranetowym UMINET oraz Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.
2) Zgłoszenie Projektów do przygotowania dla nich Wniosków aplikacyjnych:
a)	Kierownik odpowiada na pismo, o którym mowa w pkt 1 lit. c Dyrektorowi WFP za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wfp@um.szczecin.pl w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisma, a następnie w formie pisemnej w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisma, 
b)	Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy odpowiada na informacje, o której mowa 
w pkt 1 lit. d Dyrektorowi WFP za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wfp@um.szczecin.pl w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji od Kierownika, a następnie w formie pisemnej w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji od Kierownika,
c)	w piśmie, o którym mowa w lit. a i b Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy informuje o niepodejmowaniu żadnych działań lub przedkłada Dyrektorowi WFP listę Projektów, dla których planuje przygotowanie Wniosków aplikacyjnych oraz w razie zaistnienia stosownych okoliczności sporządza adnotację, dla których Projektów będzie przygotowywać Wnioski aplikacyjne bez współpracy z WFP,
d)	w sytuacji gdy po obowiązkowym udzieleniu odpowiedzi zgodnie z lit. a lub b, zmienią się okoliczności, o których mowa w lit. c Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie na piśmie Dyrektora WFP, lecz nie później niż przed upływem 30 dni kalendarzowych do zakończenia naboru Wniosków aplikacyjnych,
e)	jeżeli Kierownik zadecydował o przygotowywaniu Wniosków aplikacyjnych dla Projektów bez udziału WFP, to wówczas przed złożeniem Wniosków aplikacyjnych do Instytucji zarządzającej, przedkłada Dyrektorowi WFP gotowe Wnioski aplikacyjne, w celu zaopiniowania ich przez WFP (nie dotyczy Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy),
f)	w przypadku stwierdzenia istotnych uchybień w stosowaniu przepisów określonych w 
lit. a - lit. e, Dyrektor WFP może sporządzić notatkę służbową oraz przedłożyć jej treść do wiadomości Kolegium Prezydenta.
3) Wstępna weryfikacja Projektów i ustalenie kolejnych działań:
a)	Dyrektor WFP może w uzasadnionych przypadkach zwrócić się do Kolegium Prezydenta celem uzyskania akceptacji odnośnie przygotowywania Wniosku aplikacyjnego dla zaproponowanego przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Projektu,
b)	Dyrektor WFP na piśmie lub poprzez zgłoszenie do protokołu w przypadku gdy organizowane jest spotkanie, przekazuje kryteria jakie muszą zostać spełnione, żeby Wniosek aplikacyjny mógł zostać prawidłowo przygotowany,
c)	kryteria, o których mowa w lit. b, Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy zobowiązany jest spełnić nie później niż na 21 dni kalendarzowych przed upływem terminu naboru Wniosków aplikacyjnych,
d)	w przypadku gdy termin, o którym mowa lit. c nie zostanie zachowany przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy, Dyrektor WFP może zadecydować o zaniechaniu prac nad przygotowaniem Wniosku aplikacyjnego, wówczas to informuje o zaistniałym fakcie Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin w formie pisemnej podając jednocześnie uzasadnienie swojej decyzji.
4) Prace nad przygotowaniem Wniosku aplikacyjnego przez WFP:
a)	Wniosek aplikacyjny przygotowywany jest przez WFP zawsze przy udziale Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy sprawującego merytoryczny nadzór nad Projektem,
b)	Kierownik i Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy odpowiedzialni są za przygotowanie dokumentów niezbędnych do prawidłowego sporządzenia Wniosku aplikacyjnego,
c)	dokumenty niezbędne do prawidłowego sporządzenia Wniosku aplikacyjnego przekazywane są przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy wraz z pismem przewodnim, a wszelkie decyzje o szczególnym znaczeniu dla prac nad przygotowaniem Wniosku aplikacyjnego utrwalane są przez pracownika WFP w formie notatki służbowej,
d)	gotowy Wniosek aplikacyjny Dyrektor WFP przedkłada do akceptacji Kierownikowi lub Kierownikowi jednostki organizacyjnej Gminy sprawującemu merytoryczny nadzór nad Projektem, przy czym pod pojęciem akceptacji rozumie się pisemne wyrażenie zgody przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy na złożenie Wniosku aplikacyjnego do właściwej Instytucji zarządzającej Funduszem,
e)	pisemna akceptacja Projektu, o której mowa w lit. d, powinna nastąpić w ciągu 3 dni kalendarzowych od daty przekazania przez WFP Wniosku aplikacyjnego Kierownikowi lub Kierownikowi jednostki organizacyjnej Gminy.
5) Złożenie Wniosku aplikacyjnego (przygotowanego przez WFP) do właściwej Instytucji zarządzającej Funduszem:
a)	WFP odpowiedzialny jest za zebranie wszystkich niezbędnych podpisów we Wniosku aplikacyjnym, a w szczególności podpisów od osób reprezentujących Gminę Miasto Szczecin,
b)	WFP odpowiada za terminowe złożenie Wniosku aplikacyjnego do właściwej Instytucji zarządzającej Funduszem,
c)	po wykonaniu czynności określonej w lit. b, Dyrektor WFP przekazuje kopię Wniosku aplikacyjnego Kierownikowi lub Kierownikowi jednostki organizacyjnej Gminy sprawującemu merytoryczny nadzór nad Projektem.
6) Ocena formalna i ocena merytoryczno – techniczna Wniosku aplikacyjnego (przygotowanego przez WFP):
a)	WFP przy udziale Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy sprawującego merytoryczny nadzór nad Projektem dokonuje poprawek i uzupełnień we Wniosku aplikacyjnym, zgodnie z zaleceniami właściwej Instytucji zarządzającej Funduszem,
b)	Kierownik i Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy odpowiedzialni są za przygotowanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia poprawek i uzupełnień we Wniosku aplikacyjnym,
c)	dokumenty niezbędne do prawidłowego sporządzenia poprawek i uzupełnień we Wniosku aplikacyjnym przekazywane są przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy wraz z pismem przewodnim, a wszelkie ustalenia o szczególnym znaczeniu dla Wniosku aplikacyjnego utrwalane są przez pracownika WFP w formie notatki służbowej,
d)	poprawiony i uzupełniony Wniosek aplikacyjny Dyrektor WFP przedkłada do akceptacji Kierownikowi lub Kierownikowi jednostki organizacyjnej Gminy sprawującemu merytoryczny nadzór nad Projektem, przy czym pod pojęciem akceptacji rozumie się pisemne wyrażenie zgody przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy na złożenie poprawionego i uzupełnionego Wniosku aplikacyjnego do właściwej Instytucji zarządzającej Funduszem,
e)	pisemna akceptacja Projektu, o której mowa w lit. d powinna nastąpić w ciągu 3 dni kalendarzowych od daty przekazania przez WFP Wniosku aplikacyjnego Kierownikowi lub Kierownikowi jednostki organizacyjnej Gminy.
7) Złożenie poprawionego i uzupełnionego Wniosku aplikacyjnego (przygotowanego przez WFP) do Instytucji zarządzającej Funduszem:
a)	WFP odpowiedzialny jest za zebranie wszystkich niezbędnych podpisów w poprawionym i uzupełnionym Wniosku aplikacyjnym, a w szczególności podpisów od osób reprezentujących Gminę Miasto Szczecin,
b)	WFP odpowiada za terminowe złożenie poprawionego i uzupełnionego Wniosku aplikacyjnego we właściwej Instytucji zarządzającej Funduszem,
c)	po wykonaniu czynności określonej w lit. b, Dyrektor WFP przekazuje kopię poprawionego i uzupełnionego Wniosku aplikacyjnego Kierownikowi lub Kierownikowi jednostki organizacyjnej Gminy sprawującemu merytoryczny nadzór nad Projektem.
8) Sposób postępowania w sytuacji, gdy pojawi się informacja o przyznaniu dofinansowania na Projekt, dla którego złożony został Wniosek aplikacyjny (przygotowany przez WFP):
a)	Dyrektor WFP zobowiązany jest do poinformowania na piśmie Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy sprawującego merytoryczny nadzór nad Projektem o przyznanym dofinansowaniu,
b)	Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy sprawującej merytoryczny nadzór nad Projektem we współpracy z WFP przygotowują dokumentację niezbędną do podpisania Umowy o dofinansowanie,
c)	pełną odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie umowy, realizację projektu oraz jego rozliczenie ponosi Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy sprawującej merytoryczny nadzór nad Projektem.
9) Sposób postępowania w sytuacji, gdy pojawi się informacja o nie przyznaniu dofinansowania na Projekt, dla którego złożony został Wniosek aplikacyjny (przygotowany przez WFP):
a)	Dyrektor WFP zobowiązany jest do poinformowania na piśmie Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy sprawującego merytoryczny nadzór nad Projektem o nie przyznaniu dofinansowania, podając jednocześnie przyczynę braku dofinansowania (wyłącznie w sytuacji gdy jest ona możliwa do ustalenia).
b)	pracownik WFP sporządza notatkę służbową, w treści której podaje przyczynę braku dofinansowania (wyłącznie w sytuacji gdy jest to możliwe do ustalenia).