Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 570/06
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 23 października 2006 r.

Tryb prowadzenia i koordynowania działań na rzecz pozyskiwania zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin oraz jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin, na realizację zadań własnych Gminy

Rozdział 1
Przepisy ogólne

	§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1)	Kolegium Prezydenta – rozumie się przez to zespół doradczo-konsultacyjny w składzie: Zastępcy Prezydenta Miasta Szczecin, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta, powołany odrębnym zarządzeniem Prezydenta Miasta,
2)	Zespole Koordynacyjnym ds. Pozyskiwania Środków Zewnętrznych – rozumie się przez to zespół osób powołany odrębnym zarządzeniem Prezydenta Miasta,
3)	Kierowniku – rozumie się przez to dyrektorów wydziałów i kierowników jednostek równorzędnych oraz kierowników biur Urzędu Miasta Szczecin sprawujących merytoryczny nadzór nad realizacją Projektu,
4)	Kierowniku jednostki organizacyjnej Gminy– rozumie się przez to dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin z wyłączeniem spółek z udziałem Miasta, sprawujących merytoryczny nadzór nad realizacją Projektu,
5)	Dyrektorze WFP – Dyrektorze Wydziału Funduszy Pomocowych,
6)	Koncepcji projektu – rozumie się przez to propozycję projektu złożoną przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin,
7)	Numer klasyfikacyjny – liczba porządkowa nadawana przez Dyrektora Wydziału Funduszy Pomocowych określonemu zadaniu lub działaniu będącemu w fazie koncepcji, celem nadania statusu Projektu oraz umieszeniu w bazie Projektów Wydziału Funduszy Pomocowych,
8)	Projekcie – rozumie się przez to podlegającą oznaczeniu Numerem klasyfikacyjnym serię działań inwestycyjnych i/lub nie inwestycyjnych, które mają przynieść zamierzone efekty w określonym horyzoncie czasowym, realizowanych przez Gminę Miasto Szczecin lub jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin przy udziale zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej,
9)	Wniosku aplikacyjnym – rozumie się przez to wniosek o przyznanie zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej na realizację Projektu, sporządzony na odpowiednim formularzu wraz z niezbędnymi załącznikami określonym przez podmiot biorący udział w procesie wdrażania zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej,
10)	Ankiecie – rozumie się przez to Sprawozdanie z przygotowania Projektu do aplikowania o zagraniczną, bezzwrotną pomoc finansową, (dostępne na stronie serwisu intranetowego UMINET). Ankieta informuje o stopniu zaawansowania prac nad Projektem i zawiera m.in.: informacje dotyczące zakresu Projektu, wstępnych kosztów, planowanego rozpoczęcia i zakończenia realizacji Projektu,
11)	Dokumencie sprawozdawczym – rozumie się przez to okresowy (w szczególności kwartalny, roczny oraz na żądanie) lub końcowy formularz sprawozdawczy, zawierający informacje o wykonanych zadaniach i wydatkowanych środkach finansowych w ramach projektu współfinansowanego z zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej i przekazywany pomiotom udzielającym lub monitorującym wsparcie z zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej na realizację projektu,
12)	Koordynatorze projektu – rozumie się przez to Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy pełniącego funkcję reprezentanta w kontaktach z Wydziałem Funduszy Pomocowych w sytuacji gdy Projekt przypisany jest do więcej niż jednej jednostki organizacyjnej,
13)	WFP – rozumie się przez to Wydział Funduszy Pomocowych,
14)	Umowie o dofinansowanie – rozumie się przez to umowę zawartą pomiędzy podmiotem przyznającym wsparcie (Instytucja zarządzająca), a beneficjentem na realizację Projektu przy współfinansowaniu z bezzwrotnej, zagranicznej pomocy finansowej. Umowa o dofinansowanie projektu określa m.in.: poziom dofinansowania, dokładny harmonogram realizacji projektu, harmonogram składania dokumentów sprawozdawczych oraz koszty kwalifikowane i niekwalifikowane z podziałem na lata realizacji Projektu.
15)	Funduszu – rozumie się przez to zasób środków finansowych, z których pochodzi zagraniczna bezzwrotna pomoc finansowa,
16)	Instytucji zarządzającej – rozumie się przez to jednostkę organizacyjną lub organ władzy publicznej, biorący udział w procesie wdrażania zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej po dokonaniu oceny zgodności Wniosku aplikacyjnego z regulaminem Funduszu.

§ 2. Kierownik oraz Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy może przygotowywać Wnioski aplikacyjne o przyznanie zagranicznej, bezzwrotnej pomocy finansowej wyłącznie na zadnia mające status Projektu tj. znajdujący się w bazie Projektów WFP z nadanym przez Dyrektora WFP Numerem klasyfikacyjnym.

§ 3. 1. Każdy Projekt znajdujący się w bazie projektów WFP z oznaczonym Numerem klasyfikacyjnym, jest przypisany do co najmniej jednej jednostki organizacyjnej Urzędu lub jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin, która to odpowiedzialna jest za przygotowanie merytoryczne Projektu.
2. W sytuacji gdy Projekt przypisany jest do więcej niż jednej jednostki organizacyjnej Urzędu lub jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin, podmioty te same wyznaczają spośród siebie jedną jednostkę organizacyjną, której Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy pełnić będzie funkcję Koordynatora Projektu i informują o tym fakcie na piśmie Dyrektora WFP.
3. W sytuacji gdy wystąpią okoliczności uniemożliwiające wybór zgodnie z zasadami o których mowa w ust. 2, Kolegium Prezydenta wyznacza Koordynatora Projektu.

§ 4. Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy jest odpowiedzialny za podjęcie działań zmierzających do zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Miasta oraz Wieloletnim Programie Inwestycyjnym (jeżeli specyfika Projektu tego wymaga) w wysokości umożliwiającej zrealizowanie Projektu, zgodnie z zasadami udzielania pomocy finansowej w ramach Funduszu.

Rozdział 2
Nadanie Numeru klasyfikacyjnego i uzyskanie statusu Projektu

§ 5. 1. Nadanie Numeru klasyfikacyjnego prowadzi do uzyskania statusu Projektu dla określonego zadania będącego w fazie koncepcji.
2. Numer klasyfikacyjny nadaje Dyrektor WFP.

§ 6. Numer klasyfikacyjny, który został raz nadany zadaniu będącemu w fazie koncepcji jest od tej chwili przypisany do określonego Projektu, identyfikuje Projekt i nie może w przyszłości zostać zmieniony.

§ 7. 1. Dyrektor WFP może nadać Numer klasyfikacyjny zadaniom zaproponowanym przez Kierowników lub Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy w formie Koncepcji projektu.
2. Koncepcje projektów składane są przez Kierowników lub Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, Dyrektorowi WFP w formie pisemnej.
3. Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin składa Koncepcję projektu Dyrektorowi WFP za pośrednictwem Kierownika wydziału sprawującego merytoryczny nadzór nad działalnością jednostki organizacyjnej.
4. Pismo z Koncepcją projektu, o którym mowa w ust. 2, powinno zawierać: tytuł przedsięwzięcia, krótki opis działań, szacunkową wartość przedsięwzięcia, informacje o zabezpieczeniu środków finansowych w budżecie Miasta, informacje czy zostały opracowane dokumenty ściśle związane z przedsięwzięciem, a jeżeli tak to podać jakie, przewidywany termin realizacji przedsięwzięcia, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej z ramienia jednostki za przedsięwzięcie.

§ 8. Dyrektor WFP może nadać również Numer klasyfikacyjny zadaniom spełniającym co najmniej jedno z poniższych kryteriów:
1)	ujęte są w budżecie Miasta,
2)	ujęte są w Wieloletnim Programie Inwestycyjnym.

§ 9. 1. Każdorazowo Dyrektor WFP może zwrócić się z wnioskiem do Kolegium Prezydenta o zaakceptowanie Koncepcji projektu.
2. W sytuacji gdy istnieje potrzeba Nadania numeru klasyfikacyjnego zadaniu, które nie zostało zaproponowane przez Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy w formie Koncepcji projektu zgodnie z § 7 i nie spełnia kryteriów określonych w § 8, Dyrektor WFP zobowiązany jest zwrócić się z wnioskiem do Kolegium Prezydenta o zaakceptowanie przedłożonej we wniosku Koncepcji projektu.
3. Zaakceptowanie Koncepcji projektu przez Kolegium Prezydenta zgodnie z ust.1 i 2 zobowiązuje Dyrektora WFP do nadania Numeru klasyfikacyjnego.

§ 10. 1. Dyrektor WFP w ciągu 14 dni od daty wpłynięcia do WFP pisma z Koncepcją projektu o którym mowa w § 7 zadecyduje i pisemnie poinformuje Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy o nadaniu lub odmowie nadania Numeru klasyfikacyjnego.
2. Jeżeli nadanie Numeru klasyfikacyjnego wiąże się z uzyskaniem akceptacji Kolegium Prezydenta zgodnie z § 9, Dyrektor WFP zobowiązany jest w ciągu 7 dni od dnia uzyskania lub nie uzyskania akceptacji przez Kolegium Prezydenta pisemnie poinformować o nadaniu lub odmowie nadania Numeru klasyfikacyjnego właściwego Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy.
Rozdział 3
Składanie Ankiet

§ 11. 1. Ankiety o których mowa w § 1 pkt 10 sporządza się wyłącznie dla Projektów zdefiniowanych w § 1 pkt 8.
2. Kierownik oraz Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy zobowiązany jest do przekazywania kompletnych i aktualnych danych dotyczących danego Projektu.
3. Ankietę wypełnia i przekazuje się za pośrednictwem serwera aplikacyjnego ICOR dostępnego na stronie serwisu intranetowego UMINET do dnia 10 miesiąca następującego po kwartale objętym informacją oraz każdorazowo niezwłocznie po powstaniu zmian.
4. W ciągu 14 dni od wejścia w życie niniejszego zarządzenia, Kierownik wystąpi z wnioskiem do Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecin w celu nadania uprawnień do korzystania z aplikacji o której mowa w ust. 3.

§ 12. 1. Zobowiązuje się Kierowników dla których przypisano Projekt zgodnie z § 3 do kwartalnego sporządzania Ankiet i przekazywania ich Dyrektorowi WFP. 
2. Zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy dla których przypisano Projekt zgodnie z § 3 do kwartalnego sporządzania informacji niezbędnych do wypełnienia i zaktualizowania Ankiet oraz przekazywania ich Kierownikowi nadzorującemu jednostkę.
3. Kierownik nadzorujący jednostkę zobowiązany jest do wypełnienia i przekazania Ankiety na podstawie danych o których mowa w ust. 2 Dyrektorowi WFP.

§ 13. 1. Dyrektor WFP może zwolnić z obowiązku składania Ankiet w następujących przypadkach:
1)	Wniosek aplikacyjny dla Projektu został złożony do Instytucji Zarządzającej,
2)	została podpisana z Instytucją Zarządzającą Umowa o dofinansowanie dla Projektu,
3)	Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy na piśmie zgłasza wolę rezygnacji z ubiegania się o zagraniczne, bezzwrotne środki pomocowe dla Projektu.
2. Dyrektor WFP może ponownie nałożyć obowiązek składania Ankiet w następujących przypadkach:
1)	Wniosek aplikacyjny został oceniony negatywnie podczas oceny formalnej lub oceny merytoryczno – technicznej i Projekt nie otrzymał dofinansowania,
2)	nie doszło do podpisania umowy o dofinansowanie Projektu z Instytucją Zarządzająca,
3)	Kierownik lub Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy na piśmie ponownie wyraża wolę ubiegania się o środki pomocowe dla Projektu.
3. Dyrektor WFP pisemnie poinformuje Kierownika lub Kierownika jednostki organizacyjnej Gminy o zwolnieniu z obowiązku składania Ankiet lub o ponownym nałożeniu takiego obowiązku w ciągu 14 dni od chwili wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 i 2.

Rozdział 4
Przekazywanie dokumentów do Wydziału Funduszy Pomocowych

§ 14. 1. Zobowiązuje się Kierowników oraz Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy do przekazywania Dyrektorowi WFP w formie kserokopii, a w przypadku posiadania również w wersji elektronicznej następujących dokumentów:
1) Wniosków aplikacyjnych,
2) Dokumentów sprawozdawczych,
3) Umów o dofinansowanie,
4) aneksów do umów o dofinansowanie.
2. Kserokopie dokumentów, o których mowa w ust. 1 Kierownik jednostki organizacyjnej Gminy przekazuje za pośrednictwem Kierownika nadzorującego jednostkę.
3. Przekazanie kserokopii dokumentów wskazanych w ust. 1 winno nastąpić w terminie 14 dni od wysłania oryginału właściwemu podmiotowi.
4. WFP jest odpowiedzialny za archiwizację kserokopii dokumentów określonych 
w ust. 1.
5. Kierownik sprawujący nadzór nad jednostką organizacyjną Gminy pełni wyłącznie rolę pośrednika w przekazaniu kserokopii dokumentów określonych w ust. 1.

Rozdział 5
Analiza danych o Projektach 

	§ 15. 1. Zobowiązuje się Dyrektora WFP do kwartalnego opracowywania zbiorczej informacji na podstawie Ankiet oraz dokumentów określonych § 14 ust. 1.
2. Zobowiązuje się Dyrektora WFP do przekazywania zbiorczej informacji, o której mowa w ust.1 do: 
1) Kolegium Prezydenta,
2) Zespołu Koordynacyjnego ds. Pozyskiwania Środków Zewnętrznych,
3) Biura Budżetu,
w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po kwartale objętym informacją.