ZARZĄDZENIE NR 335/06
Prezydenta Miasta Szczecin 
z dnia 21 czerwca 2006 r.

w sprawie zasad i trybu sprawowania nadzoru nad działalnością miejskich  instytucji  kultury.  

Na podstawie § 8 w związku z §  29 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 57/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 stycznia  2006 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm.:  Zarządzenie Nr 187/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 kwietnia 2006 r.) zarządzam co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia właściwego nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury wprowadzam zasady i tryb wykonywania czynności nadzorujących, które określone zostają w załączniku do zarządzenia.

§ 2. Tryb i zasady nadzoru, o którym mowa w § 1, stosuje się do samorządowych instytucji kultury,  dla których organizatorem jest Gmina Miasto Szczecin. 

§ 3. Wykonanie zarządzenia  powierza się  dyrektorowi  Wydziału Kultury i Dziedzictwa Kulturowego. 

	§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 

                                                                                                    Załącznik do 
                                                                                                    Zarządzenia Nr 335/06
                                                                                                    Prezydenta Miasta Szczecin  
                                                                                                    z dnia 21 czerwca 2006 r.  

ZASADY I TRYB  NADZORU NAD DZIAŁALNOŚCIĄ MIEJSKICH  INSTYTUCJI  KULTURY

Rozdział 1 
 Postanowienia ogólne 

§ 1. Ilekroć w niniejszym załączniku   jest mowa  o:
1) wydziale nadzorującym                               -  należy przez to rozumieć Wydział Kultury i     
                                                                             Dziedzictwa Kulturowego, 
2) jednostce podporządkowanej                       -  należy przez to rozumieć  samorządową 
                                                                             instytucję kultury, dla której  organizatorem jest  
                                                                             Gmina Miasto Szczecin. 

§ 2. Wydział nadzorujący na podstawie prowadzonego nadzoru przedkłada merytorycznemu Zastępcy Prezydenta Miasta zbiorczą informację na temat działalności jednostek podporządkowanych nie rzadziej niż  raz w roku za  rok miniony. 

§ 3.  Informacja, o której mowa w § 2. stanowi przesłankę do oceny rocznej pracy dyrektora jednostki podporządkowanej, zgodnie z Zarządzeniem  Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie ustalenia trybu i zasad  przyznawania nagrody rocznej dla dyrektorów miejskich instytucji kultury, dla których organizatorem jest Gmina Miasto Szczecin.

Rozdział 2 
Zasady sprawowania nadzoru 

§ 4.1. Podstawową zasadą sprawowania nadzoru nad działalnością jednostek podporządkowanych  jest analiza  materiałów informacyjnych przedkładanych przez jednostki podporządkowane.
2.   Materiałami informacyjnymi  stanowiącymi  przedmiot analizy są: 
1)	plan finansowy  opracowany według zasad i w trybie określonym w instrukcjach lub
wskazówkach Skarbnika Miasta,
2)	część opisowa do planu finansowego, zawierająca opis działalności merytorycznej, 
3)	kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań i należności, 
4)	sprawozdanie półroczne i sprawozdanie  roczne z wykonania planu finansowego wraz z
częściami opisowymi, 
5)	sprawozdanie z postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu
finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub  nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu  finansowaniu terroryzmu
6)	sprawozdanie z ulg i umorzeń, 
7)	sprawozdanie ze stanu realizacji zadań inwestycyjnych,
8)	roczne informacje na temat  przeprowadzonych postępowań o zamówienie publiczne, 
9)	roczne sprawozdanie finansowe, 
3. W ramach nadzoru nad działalnością jednostek podporządkowanych analizie mogą być poddawane również pozostałe informacje, w tym np. opinie biegłych rewidentów dotyczące badania bilansu, wyniki kontroli  przeprowadzonych przez jednostki uprawnione oraz  informacje własne  wydziału nadzorującego. 

Rozdział 3 
Tryb sprawowania nadzoru

§ 5. 1. Wydział nadzorujący prowadzi nadzór nad działalnością jednostek podporządkowanych, biorąc pod uwagę materiały informacyjne, o których mowa w § 4.
2. Nadzór prowadzony jest poprzez analizę przedstawionych materiałów dokonywaną pod względem formalnym i merytorycznym, której potwierdzenie stanowi  złożenie podpisów osób odpowiedzialnych za nadzór nad działalnością jednostek podporządkowanych.  
3. W przypadku uwag bądź zastrzeżeń przyjmuje się formę notatki służbowej  sporządzanej przez pracownika merytorycznego i kierowanej do bezpośredniego przełożonego w celu podjęcia  decyzji w sprawie dalszego postępowania.  
4. W razie stwierdzenia uchybień bądź nieprawidłowości w działalności jednostek podporządkowanych, które nie zostały usunięte w toku postępowania wyjaśniającego wydział nadzorujący kieruje do Prezydenta Miasta wniosek o przeprowadzenie kontroli we wskazanym obszarze zagadnień. 

Rozdział 4 
Przedmiot  sprawowania nadzoru

§ 6. 1. Przedmiotem nadzoru  nad działalnością  instytucji kultury jest w szczególności:
1)	prawidłowość  realizacji planu  finansowego, w tym prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu miasta,
2)	zgodność  działalności merytorycznej  z zadaniami statutowymi jednostki podporządkowanej,   
3)	stan zobowiązań i należności  finansowych (Rb-Z, Rb-N),
4)	organizacja wewnętrzna jednostki podporządkowanej,
5)	postępowanie w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub  nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu  finansowaniu terroryzmu,
6)	ulgi i umorzenia,
7)	postępowanie o zamówienie publiczne,
2.	Przedmiotem nadzoru  jest również prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z 
budżetu na wydatki majątkowe. 
3. Nadzór nad realizacją wydatków majątkowych prowadzony jest w oparciu o Kartę zadania inwestycyjnego, sporządzoną osobno dla każdego zadania inwestycyjnego, dla którego została wydzielona odrębna kwota w planie inwestycyjnym. 
4. Wzór  Karty zadania inwestycyjnego stanowi załącznik  do niniejszych zasad. 

Rozdział 5 
Czynności  wykonywane w ramach  nadzoru w jednostkach podporządkowanych 

§ 7.  W ramach nadzoru podejmowane będą czynności weryfikujące sposób wykorzystywania majątku komunalnego powierzonego jednostkom podporządkowanym.

	§ 8. 1. Wydział nadzorujący przeprowadza czynności nadzorujące w jednostkach podporządkowanych.  
2. Podstawą  przeprowadzanych czynności nadzorujących jest  Roczny  plan  czynności nadzoru przedkładany przez dyrektora wydziału nadzorującego do akceptacji merytorycznemu  Zastępcy Prezydenta Miasta, zawierający: 
1)	nazwę jednostki  podporządkowanej, 
2)	zakres tematyczny  nadzoru,
3)	podstawę przeprowadzenia czynności nadzorujących,
4)	termin  przeprowadzenia czynności nadzorujących, 
5)	wykaz osób przeprowadzających czynności nadzorujące. 
3.  Roczny  plan  czynności nadzoru  przedkładany jest do akceptacji merytorycznemu 
Zastępcy Prezydenta Miasta w terminie do 31 marca każdego roku na rok bieżący. Plan może podlegać zmianom w zakresie terminu i tematu pod warunkiem, iż zmiany zostaną zaakceptowane przez  merytorycznego  Zastępcę Prezydenta Miasta. 
4. Czynności nadzoru przeprowadzane są nie rzadziej niż jeden raz w ciągu roku w każdej
jednostce podporządkowanej. 

§ 9. Po przeprowadzeniu czynności  nadzorujących sporządzany jest Protokół z
realizacji czynności nadzoru przedkładany do wiadomości merytorycznemu Zastępcy Prezydenta Miasta oraz  dyrektorowi jednostki podporządkowanej. 

Rozdział 6 
Postanowienia końcowe 

§ 10. Zmiany zasad i trybu sprawowania nadzoru nad działalnością miejskich  instytucji  kultury mogą być dokonywane  w trybie  przewidzianym do ich  wprowadzenia. 

                                                                                                    Załącznik do 
                                                                                                    Zasad i trybu nadzoru nad 
                                                                                                    działalnością  miejskich 
                                                                                                    instytucji kultury 

Wzór karty zadania inwestycyjnego

za ........................ półrocze ..................  roku

Nazwa inwestora (jednostka podporządkowana, która ma przyznane środki budżetowe z budżetu miasta)

Nazwa zadania inwestycyjnego

Planowany zakres rzeczowy na ............... rok

Kwota dotacji przyznana na zadanie zgodnie z planem inwestycyjnym na .................. rok

Zakres rzeczowy zrealizowany narastająco od początku roku do końca każdego półrocza:

	

Dotacja uruchomiona na zadanie narastająco od początku roku do końca każdego półrocza:

nominalnie (w zł)                                                              procentowo (wskaźnik zasilenie/plan)

Dotacja wydatkowana na zadanie narastająco od początku roku do końca każdego półrocza:

nominalnie (w zł)                                                          procentowo (wskaźnik:wydatkowanie/plan)

INFORMACJE :
1. Informacja na temat terminowości wykorzystania dotacji wraz ze wskazaniem przyczyn ewentualnych odchyleń między kwotą uruchomioną i faktycznie wydatkowaną

	

2. Informacja  na temat zgodności poniesionych kosztów z kosztami realizacji inwestycji oraz zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych 

	

3. Informacja na temat  wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu pod względem zgodności
zakresu rzeczowego realizowanego zadania inwestycyjnego z przeznaczeniem określonym w
uchwale budżetowej  o przyznaniu dotacji

	

4. Informacja na temat  wykorzystania dotacji pod względem wysokości wykorzystanej dotacji a
stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją, w tym informacja na temat możliwości wykorzystania pełnej kwoty przyznanej dotacji do końca roku budżetowego

	

Uwagi  wydziału  nadzorującego:

	

		
data i podpis osoby dokonującej oceny	data i podpis dyrektora wydziału nadzorującego