Załącznik Nr 2 
do Zarządzenia Nr 294/07 
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 30 maja 2007 r. 	

KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO 
W GMINIE MIASTO SZCZECIN

Rozdział 1
Wstęp

§ 1. 1. Księga procedur audytu wewnętrznego Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Księgą), stanowi zbiór zasad i trybu prowadzenia audytu wewnętrznego w Gminie Miasto Szczecin. 
2. Podstawę przyjęcia Księgi stanowi delegacja wyrażona w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, stanowiących Załącznik 
do Komunikatu nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r.

§ 2. 1. Celem sporządzenia Księgi jest zapewnienie odpowiedniej jakości audytu wewnętrznego oraz jego spójnego i jednolitego przeprowadzania w Gminie Miasto Szczecin, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i standardami, o których mowa w § 4.
2. Ustalone procedury mają na celu :
1)	ułatwienie zarządzania zespołem audytorów wewnętrznych, 
2)	ułatwienie pracy nowym audytorom,
3)	standaryzację pracy audytu. 

§ 3. 1. Księga jest dokumentem, który ze względu na zmieniające się zadania audytu wewnętrznego oraz zmiany w poziomie wiedzy, związane z dynamicznym rozwojem profesji audytora, podlegać będzie weryfikacji.
2. Księga podlega corocznemu przeglądowi pod względem zgodności zapisów w niej zawartych ze stanem faktycznym.

§ 4. Księga jest dokumentem opracowanym w oparciu o:
1)	Ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.),
2)	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. 
Nr 112, poz. 765),
3)	Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, stanowiące Załącznik do Komunikatu nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r.,
4)	Kodeks etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiący Załącznik nr 1 do Komunikatu Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 
18 lipca 2006 r.,
5)	Kartę audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiącą Załącznik nr 2 do Komunikatu Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r.,
6)	Zarządzenie Nr 57/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 stycznia 2006 r. 
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 187/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 kwietnia 2006 r., Zarządzenie 
Nr 85/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 lutego 2007 r.).

§ 5. Ilekroć w treści Księgi jest mowa o: 
1)	Mieście – należy przez to rozumieć Gminę Miasto Szczecin,
2)	jednostce – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Szczecin,
3)	kierowniku jednostki – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Szczecin,
4)	zastępcach kierownika jednostki – należy przez to rozumieć merytorycznych Zastępców Prezydenta Miasta Szczecin,
5)	WKiAW – należy przez to rozumieć Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego,
6)	audytorze – należy przez to rozumieć audytora wewnętrznego zatrudnionego 
w WKiAW,
7)	komórce audytowanej – należy przez to rozumieć wydziały/ biura Urzędu Miasta Szczecin lub jednostkę organizacyjną Gminy Miasto Szczecin, w której przeprowadzane jest zadanie audytowe.

Rozdział 2
Ocena ryzyka

§ 6. 1. Audyt wykonywany jest w sposób planowy.
2. Planowanie jest procesem ciągłym, obejmującym m.in.:
1)	zebranie informacji na temat działalności Miasta oraz zdefiniowanie i poznanie procesów zachodzących w różnych obszarach jego działalności,
2)	identyfikację systemów kontroli,
3)	udokumentowanie zebranych informacji,
4)	dokonanie analizy ryzyka,
5)	określenie potrzeb audytu,
6)	opracowanie planu audytu.

§ 7. Analiza potrzeb audytu jest prowadzona i weryfikowana na bieżąco, z uwzględnieniem występowania czynników mających wpływ na funkcjonowanie Miasta i prowadzenie audytu w tym w szczególności:
1)	zmiany organizacyjne,
2)	rozpoczęcie realizacji nowych projektów,
3)	zmiana oceny ryzyka, jego istotności,
4)	zmiana poziomu ryzyka akceptowalnego przez kierownika jednostki.

§ 8. 1. W celu przygotowania planu audytu wewnętrznego, audytorzy dokonują analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Miasta, biorąc pod uwagę w szczególności:
1)	cele i zadania Miasta,
2)	przepisy prawne dotyczące działania Miasta,
3)	wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli,
4)	wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej,
5)	wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów Miasta,
6)	uwagi pracowników jednostki,
7)	liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
8)	możliwość dysponowania przez Miasto środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy,
9)	liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki,
10)	działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną,
11)	sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
2. Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany.

§ 9. 1. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu wewnętrznego, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne, w tym:
1)	czas niezbędny dla przeprowadzenia:
a)	zadań audytowych,
b)	czynności organizacyjnych,
2)	czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowiskach związanych 
z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego,
3)	dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe,
4)	rezerwę czasową na nieprzewidziane zadania,
5)	szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
2. W ramach zaakceptowanych przez kierownika jednostki obszarów audytu, audytorzy wyodrębniają wszystkie dające się zidentyfikować systemy, stanowiące podstawowe funkcje Miasta. Systemy te (procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu), zwane funkcjonalnymi, stanowią obszary ryzyka. 
3. Wyodrębnienie systemów następuje w oparciu o cele zarządzania Miastem. Identyfikacji podlegają procesy, które mają wspólny cel i mogą być traktowane jako odrębny system objęty badaniem w ramach zadania audytowego. 
5. Kierownik jednostki określa w stosunku do każdego obszaru priorytety ważności według wag opisanych w § 16.

§ 10. 1. W ramach obszarów ryzyka wyodrębnia się zadania audytowe (podsystemy funkcjonalne). 
2. W ramach zadań audytowych wyodrębnia się obiekty audytu.

§ 11. 1. Kolejność wykonywania zadań audytowych ustalana jest na podstawie analizy ryzyka.
2. Podstawową metodą analizy ryzyka, mającą na celu uszeregowanie obszarów ryzyka do audytu, jest metoda matematyczna, z zastosowaniem arkusza kalkulacyjnego - Matrycy ryzyka, stanowiącej załącznik nr 1 do Księgi.
3. Audytor przy ocenie ryzyka może zastosować inne matematyczne metody oceny ryzyka oraz metody szacunkowe. 
4. Przed przystąpieniem do oceny ryzyka audytor przeprowadza identyfikację ryzyk, na jakie jest narażona działalność Miasta. Zmierza ona do powiązania zagrożeń i szans Miasta, dotyczących realizacji jego zadań, z jego podstawowymi systemami funkcjonalnymi oraz celami.
5. Audytor dokonuje identyfikacji ryzyka stosując identyfikację systemową, poprzez analizę wpływu wszystkich czynników ryzyka, które są możliwe do zidentyfikowania, na określony obszar działalności.

§ 12. Zidentyfikowane czynniki ryzyka grupowane są z podziałem na następujące kategorie:
1)	istotność (wielkość przepływów finansowych, ilość dokonywanych operacji, ryzyko wystąpienia szkody, poziom efektywności działania),
2)	wrażliwość (niejawność danych, jakość wzajemnych relacji między komórkami organizacyjnymi w ramach funkcjonowania poszczególnych systemów),
3)	kontrola wewnętrzna (podział obowiązków, jakość kadr, systemów, rotacja kadr, istnienie regulacji, procedur),
4)	stabilność/ podatność na zmiany (ilość zmian prawnych i organizacyjnych zachodzących i planowanych w systemie oraz ich zakres i terminy),
5)	stopień skomplikowania (złożoność wymagań, regulacji, procedur).

§ 13. 1. Audytor dokonuje pomiaru ryzyka poprzez ocenę kategorii czynników ryzyka, określonych w § 12, przy zastosowaniu czterostopniowej skali oceny ryzyka. 
2. Audytor dokonuje oceny każdego obszaru pod względem obecności i siły występowania poszczególnych kategorii ryzyka a następnie definiuje stopień ryzyka przy zastosowaniu stopni wskazanych w arkuszu kryteriów ryzyka.
3. Formularz arkusza kryteriów ryzyka stanowi załącznik nr 2 do Księgi.

§ 14. 1. Audytor przyjmuje wagi dla każdej kategorii ryzyka występującej w danym obszarze ryzyka.
2. Suma wag wynosi 100%, a wartość poszczególnych wag powinna zawierać się pomiędzy 0% – 40 %.
3. Określenie ważonej wartości ryzyka, stanowi iloczyn wagi danej kategorii ryzyka oraz wartości skali. Suma ważonych wartości ryzyka podzielona przez 4 (maksymalną wartość wagi) określa ryzyko dla danego obszaru ryzyka.

§ 15. Przy pomiarze ryzyka audytor uwzględnia czas, jaki upłynął od ostatniego audytu/ kontroli poprzez powiększenie ważonej wartości ryzyka, przy zastosowaniu następujących wag:
1)	brak audytu (kontroli) – 30 %,
2)	brak audytu (kontroli) w przeciągu ostatnich 3 lat – 20 %,
3)	brak audytu (kontroli) w przeciągu ostatnich 2 lat – 10 %, 
4)	audyt (kontrola) w poprzednim roku 5 – 0 %.

§ 16. 1. Następnie audytor uwzględnia priorytety kierownictwa według następujących wag :
1)	priorytet wysoki – waga 30 %,
2)	priorytet średni – waga 15 %,
3)	priorytet niski – waga 0 %.
2. Audytor dokonuje powiększenia (dodania) sumy ważonej wartości ryzyka i wagi czasu, który upłynął od ostatniego audytu w ocenianym obszarze, o wagę priorytetu kierownictwa.

§ 17. 1. Uzyskane wyniki procentowe audytor sprowadza do wspólnego mianownika poprzez podzielenie otrzymanego dla każdego obszaru wyniku (w procentach) przez maksymalną ilość punktów procentowych, które może uzyskać obszar ryzyka (160 %).
2. Po wyliczeniu stopnia ryzyka dla wszystkich zidentyfikowanych obszarów ryzyka audytor ustala, które z nich będą objęte audytem w pierwszej kolejności, tzn. które znajdą się 
w planie rocznym audytu, a które przewidziane zostaną do audytu w latach kolejnych. W tym celu audytor wewnętrzny szereguje obszary ryzyka wg określonego stopnia ryzyka (malejąco).
3. Wyboru zadań audytowych do planu audytor wewnętrzny dokonuje poprzez przyjęcie 
do badania części obszaru ryzyka (niektórych procesów), które w ocenie audytora obarczone są najwyższym ryzykiem. W planie rocznym uwzględniona zostaje taka ilość zadań i w takim zakresie, aby można je było poddać audytowi w danym roku.

Rozdział 3 
Planowanie audytu

§ 18. 1. Audyt wykonywany jest w oparciu o roczne plany audytu.
2. W razie zmiany czynników, o których mowa w § 8, audytor wewnętrzny na wniosek kierownika jednostki lub z własnej inicjatywy, w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem audytu.
3. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem stworzy zagrożenie dla jego realizacji, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki.

§ 19. 1. Roczny plan audytu przygotowuje Dyrektor WKiAW w porozumieniu z kierownikiem jednostki. 
2. Dyrektor WKiAW przedstawia propozycje zidentyfikowanych obszarów audytu do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.
3. Plan audytu obejmuje w szczególności:
1)	analizę obszarów ryzyka w zakresie gromadzenia środków publicznych 
i dysponowania nimi, 
2)	tematy audytu wewnętrznego, 
3)	proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego,
4)	planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem w kolejnych latach.
4. Dyrektor WKiAW przedstawia kierownikowi jednostki do zatwierdzenia plan audytu na rok następny do końca października każdego roku.

§ 20. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu audytor stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych nie jest możliwe, uzgodni w formie pisemnej 
z kierownikiem jednostki zakres realizacji tego planu.

§ 21. 1. Do końca marca każdego roku, Dyrektor WKiAW przedstawia kierownikowi jednostki sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu za poprzedni rok.
2. Sprawozdanie przygotowuje wyznaczony przez Dyrektora WKiAW audytor wewnętrzny.
3. Sprawozdanie zawiera w szczególności:
1)	rozliczenie czasu pracy audytorów,
2)	ilość i zakres przeprowadzonych audytów, 
3)	ocenę wykonania planu rocznego (przyczyny niewykonania planu), 
4)	wyniki przeprowadzonych audytów, w tym ilość wydanych rekomendacji, 
5)	efekt realizacji przedstawionych rekomendacji, 
6)	ogólną ocenę dotyczącą potwierdzenia prawidłowości funkcjonowania Miasta 
w audytowanych obszarach.

Rozdział 4
Czynności audytowe

§ 22. Przeprowadzanie zadania audytowego można podzielić na następujące etapy:
1)	wstępny przegląd,
2)	program zadania audytowego,
3)	narada otwierająca,
4)	testowanie,
5)	sprawozdanie wstępne z przeprowadzonego zadania,
6)	narada zamykająca,
7)	sprawozdanie końcowe,
8)	czynności sprawdzające.

§ 23. 1. Przydzielenie zadania audytorowi wewnętrznemu przez Dyrektora WKiAW rozpoczyna procedurę wykonania audytu. 
2. Przydzielenie zadania określa wskazówki co do celów danego zadania oraz ewentualnych, szczególnie uzasadnionych obaw lub innych spraw wymagających uwzględnienia oraz ustala okres trwania audytu. 
3. Wzór formularza przydzielenia zadania audytowego stanowi załącznik nr 3 do Księgi.
4. Szacunkowy harmonogram zadania zostaje wstępnie określony na podstawie rocznego planu audytu. 
5. Wszelkie propozycje zmian przewidzianych w harmonogramie, oparte na wnioskach wynikających z przeprowadzonych czynności, audytor zgłasza przy pomocy formularza wniosku o zmianę harmonogramu, stanowiącego załącznik nr 4 do Księgi.

§ 24. 1. Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez kierownika jednostki.
2. Upoważnienie wystawiane jest na cały rok, do realizacji zadań przewidzianych w rocznym planie audytu wewnętrznego. 
3. Do zadań audytowych nie ujętych w planie rocznym, kierownik jednostki każdorazowo wystawia i podpisuje osobne upoważnienie. 
4. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 5 do Księgi.

§ 25. 1. Wstępny przegląd sprowadza się do zebrania informacji z zakresu działalności poddawanej badaniu, bez poddawania ich szczegółowej analizie. 
2. Celem wstępnego przeglądu jest:
1)	zapoznanie się i zrozumienie badanej działalności,
2)	wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego,
3)	zidentyfikowanie mechanizmów kontroli istniejących w danym procesie (procesach),
4)	identyfikacja problemów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
5)	oszacowanie czasu i zasobów koniecznych do osiągnięcia celów zadania audytowego.
3. Audytor przeprowadza wstępny przegląd przy zastosowaniu następujących technik:
1)	rozmowy z pracownikami komórki audytowanej,
2)	rozmowy z osobami, na które audytowana działalność wywiera wpływ,
3)	obserwacje/ oględziny,
4)	analizę sprawozdań i innych dokumentów przygotowanych dla kierownictwa komórki audytowanej,
5)	procedury analityczne,
6)	schematy, wykresy, 
7)	testy kroczące,
8)	kwestionariusze kontroli wewnętrznej (załącznik nr 6 do Księgi).
4. Zebrane na tym etapie informacje stanowią dla audytora wewnętrznego podstawę do opisania procesu, który ma być poddany badaniu w danym zadaniu audytowym.
5. Audytor wewnętrzny, w celu dokładniejszego zrozumienia i opisania badanych procesów może również sporządzić ścieżkę audytu (załącznik nr 7 do Księgi) lub diagram.

§ 26. 1. Program zadania audytowego stanowi plan pracy audytora wewnętrznego, przewidziany do wykonania w toku przeprowadzania zadania audytowego.
2. Opracowując program zadania audytowego, audytor uwzględnia w szczególności:
1)	cel zadania audytowego,
2)	zadania komórki audytowanej w obszarze objętym zadaniem,
3)	wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem,
4)	wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem,
5)	wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli,
6)	wnioski i spostrzeżenia wynikające z przeprowadzonych czynności doradczych,
7)	wyniki badań analitycznych określonych problemów,
8)	opinie naukowe i specjalistyczne,
9)	doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych i ich kwalifikacje,
10)	dostępność dowodów,
11)	potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu,
12)	datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania.
3. Program zadania audytowego zawiera przede wszystkim:
1)	oznaczenie zadania, ze wskazaniem jego tematu,
2)	cele zadania,
3)	podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,
4)	wskazówki metodyczne, w tym:
a)	planowane techniki przeprowadzania zadania,
b)	problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
c)	rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania,
5)	założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania.
4. W uzasadnionych przypadkach audytor może dokonywać zmian w programie zadania 
w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany programu powinny być udokumentowane.
5. Wzór programu zadania audytowego stanowi załącznik nr 8 do Księgi.

§ 27. 1. Po zakończeniu wstępnego etapu planowania zadania audytowego oraz przed rozpoczęciem czynności audytorskich, audytor przeprowadza naradę otwierającą z udziałem audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie, kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonego przez niego pracownika.
2. Podczas narady audytor przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania, zaś kierownik komórki audytowanej przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania.
3. Z narady otwierającej audytor wewnętrzny sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do Księgi.
 
§ 28. 1. Audytor wewnętrzny ocenia system kontroli, w celu dostarczenia kierownikowi jednostki racjonalnego zapewnienia, że zaprojektowane systemy pozwalają na osiągnięcie zamierzonych celów. 
2. Ocena systemu kontroli jest dokonywana, by audytor upewnił się, że:
1)	zaprojektowane i istniejące narzędzia kontroli są odpowiednie, by chronić posiadane aktywa przed stratami,
2)	ustanowione kontrole działają skutecznie, zapewniając tym samym:
a)	ochronę majątku,
b)	ochronę informacji,
c)	efektywność i racjonalność posiadanych i wykorzystywanych zasobów,
d)	oszczędność i wydajność w wydatkowaniu środków pieniężnych,
e)	przestrzeganie prawa,
f)	osiągnięcie celów postawionych przed jednostką oraz celów wyznaczonych przez kierownictwo,
3)	przestrzegane są określone procedury i przepisy prawne oraz dokonywana jest ich aktualizacja.
3. Badanie i ocena winny być wystarczająco udokumentowane oraz rzetelnie poparte wynikami testów, obserwacji i badań.

§ 29. 1. Przeprowadzając audyt, audytor posługuje się metodami i technikami gwarantującymi najlepsze wykonanie zadania audytowego ze względu na przyjęte cele audytu i dostępne zasoby.

§ 30. 1. Podczas wykonywania czynności audytowych audytor stosuje testy zgodności i testy rzeczywiste. 
2. Testy zgodności mają na celu sprawdzenie, czy zaprojektowane mechanizmy kontrolne są stosowane, zaś zadaniem testów rzeczywistych jest dostarczenie zapewnienia, że mechanizmy te są skuteczne, tj. ograniczają ryzyka występujące w badanym systemie.
3. Jeśli audytor na podstawie testów zgodności stwierdzi stosowanie danych mechanizmów kontroli, testy rzeczywiste przeprowadzane są na małych próbach (ograniczone testy rzeczywiste). W przypadku stwierdzenia, że mechanizmy kontroli nie są stosowane, testy rzeczywiste prowadzi się na odpowiednio zwiększonych próbach (rozszerzone testy rzeczywiste).

§ 31. 1. Stwierdzone w trakcie wykonywania czynności audytorskich nieprawidłowości 
i odstępstwa audytor dokumentuje przy użyciu arkusza wykrycia i analizy problemu (FRAP).
2. Wzór arkusza wykrycia i analizy problemu (FRAP) stanowi załącznik nr 10 do Księgi.

§ 32. 1. Pracownicy komórki audytowanej są obowiązani, na żądanie audytora wewnętrznego, udzielać informacji i ustnych wyjaśnień.
2. Udzielone informacje i złożone ustne wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która je złożyła, i przez audytora wewnętrznego.

§ 33. Pracownicy komórki audytowanej mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny włącza te oświadczenia do akt bieżących.

§ 34. 1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może, 
w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, powołać rzeczoznawcę do udziału w zadaniu audytowym.
2. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę jest przekazywana audytorowi wewnętrznemu, który, w razie potrzeby, może żądać jej uzupełnienia.
3. Opinia ta nie jest wiążąca dla audytora wewnętrznego.
4. Wzór wniosku o powołanie rzeczoznawcy określa załącznik nr 11 do Księgi.

§ 35. 1. Audytor wewnętrzny sporządza notatkę służbową z innych czynności podjętych 
w toku zadania audytowego, a także zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego. 
2. Notatka służbowa zawiera zwięzły opis czynności, datę jej dokonania, datę sporządzenia notatki i podpis audytora wewnętrznego.

§ 36. 1. WKiAW prowadzi pełną dokumentację związaną z realizacją audytów w Mieście.
2. Dokumentowanie następuje w założonych na potrzeby audytu:
1)	aktach bieżących audytu wewnętrznego, prowadzonych w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych,
2)	aktach stałych audytu wewnętrznego, prowadzonych w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego.
3. Wzory spisu treści akt bieżących oraz spisu treści akt stałych stanowią odpowiednio załącznik nr 12 i 13 do Księgi.
4. Akta bieżące obejmują w szczególności:
1)	dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego,
2)	dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i program zadania audytowego,
3)	protokoły z narady otwierającej i zamykającej,
4)	imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego,
5)	dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania zadania,
6)	informacje, wyjaśnienia, oświadczenia otrzymane od pracowników jednostki audytowanej,
7)	sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
8)	dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających,
9)	inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego.
5. Dokumenty wymienione w ust. 4 włącza się do akt bieżących w kolejności wynikającej 
z toku dokonywanych czynności, numerując dokumenty i zamieszczając, na początku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ich numeru oraz nazwy.
6. Akta stałe, podlegające ciągłej aktualizacji, obejmują w szczególności:
1)	wykaz podstawowych aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki oraz regulujących jej funkcjonowanie,
2)	wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej,
3)	plany audytu wewnętrznego,
4)	sprawozdania z wykonania planów audytu,
5)	inne informacje, mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego 
i analizę ryzyka.

§ 37. 1. W celu poparcia dowodami ustaleń zawartych w sprawozdaniu, udokumentowania wykonanej pracy oraz jej usprawnienia w trakcie audytu, audytor wewnętrzny sporządza dokumenty robocze. Dokument roboczy jest dowodem.
2. Dokument roboczy zawiera:
1)	nagłówek z nazwą jednostki audytowanej, tytułem, celem sporządzenia i datą,
2)	podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej,
3)	numer porządkowy,
4)	wyjaśnienia użytych symboli i skrótów,
5)	precyzyjnie określone źródła danych.
3. Numer porządkowy dokumentu roboczego zawiera oznaczenia wg wzoru: WKiAW/I/AD/0942/Y / B – V/X, gdzie:
-	WKiAW/I – oznaczenie Wydziału i stanowiska,
-	AD – inicjały audytora wewnętrznego sporządzającego dokument roboczy,
-	0942 – kategoria wynikająca z JRWA,
-	Y – nr kolejny audytu zgodny z wykazem audytów,
-	B – rodzaj kartoteki (bieżąca),
-	V – nr kolejny dokumentu w kartotece,
-	X – rok, w którym przeprowadzany jest audyt.

§ 38. 1. Dowody potwierdzające ustalenia audytu, zgromadzone w trakcie prowadzenia audytu powinny być:
1)	dostateczne (oparte na faktach, adekwatne, i przekonujące na tyle, że inna wystarczająco kompetentna osoba dojdzie na ich podstawie do takich samych wniosków),
2)	kompetentne (rzetelne i najlepsze możliwe do uzyskania przy użyciu właściwej techniki),
3)	istotne (dowód wspiera ustalenia audytu i jest powiązany z obiektami audytu),
4)	użyteczne (użyteczny dowód pozwala zrealizować cele audytu).
2. Ocena, czy dowód jest wystarczający dla potrzeb danego audytu jest przedmiotem indywidualnej oceny audytora. W ramach oceny audytor porównuje wartość dowodów przy uwzględnieniu czynników takich jak:
1)	charakter dowodu: obiektywny czy subiektywny,
2)	stopień potwierdzenia dowodu,
3)	na ilu i jakich źródłach został oparty, 
czy stanowi dowód bezpośredni czy pośredni.

§ 39. 1. Audytor wewnętrzny przedstawia wyniki audytu wewnętrznego w sprawozdaniu 
z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
2. Sprawozdanie powinno zawierać:
1)	oznaczenie zadania audytowego,
2)	datę sporządzenia,
3)	nazwę i adres komórki, w której było przeprowadzane zadanie,
4)	imię i nazwiska audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu oraz numer imiennych upoważnień do przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
5)	cele zadania,
6)	podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,
7)	podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania,
8)	termin, w którym przeprowadzano zadanie,
9)	zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów w obszarze objętym zdaniem,
10)	ustalenia stanu faktycznego,
11)	określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
12)	zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień,
13)	opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem,
14)	podpisy audytorów uczestniczących w zadaniu, w tym Dyrektora WKiAW.

§ 40. 1. Po zakończeniu zadania, w celu przedstawienia jego wstępnych wyników, audytor wewnętrzny przeprowadzający zadanie audytowe zwołuje naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki audytowanej.
2. W naradzie mogą także uczestniczyć osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, w której jest przeprowadzany audyt oraz wskazani przez kierownika pracownicy komórki.

§ 41. 1. Z przeprowadzanej narady zamykającej audytor wewnętrzny sporządza protokół, który podpisują wszystkie osoby w niej uczestniczące.
2. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki, w której był przeprowadzany audyt, albo przez osobę przez niego wskazaną, audytor czyni o tym wzmiankę w protokole.
3. Osoby odmawiające podpisania protokołu powinny niezwłocznie uzasadnić przyczyny odmowy na piśmie.
4. Wzór protokołu z narady zamykającej stanowi załącznik nr 14 do Księgi.

§ 42. 1. Po odbyciu narady zamykającej, audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania.
2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki.
3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, może zgłosić na piśmie, 
w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania. 
4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń – zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.
5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie.
6. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia oraz kopię swojego stanowiska, audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.

§ 43. 1. Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń audytor wewnętrzny przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie audytowe.
2. Jeden egzemplarz sprawozdania końcowego audytor wewnętrzny zamieszcza w aktach bieżących.
3. Kierownik komórki audytowanej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

§ 44. Kierownik jednostki - za pośrednictwem merytorycznych zastępców oraz kierowników audytowanych komórek – podejmuje na podstawie sprawozdania działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym audytora wewnętrznego.

§ 45. 1. Po zakończeniu czynności audytowych audytor przygotowuje dokument zamknięcia akt audytu, który zatwierdza Dyrektor WKiAW.
2. Karta zamknięcia audytu stanowi załącznik nr 15 do Księgi.

§ 46. 1. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń.
2. Dokonując oceny stopnia wdrożenia rekomendacji audytu, audytor wewnętrzny uwzględnia w szczególności ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym.
3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających, audytor zamieszcza w notatce informacyjnej, którą przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie.

Rozdział 5
Czynności doradcze

§ 47. 1. Audytor wewnętrzny może wykonywać czynności doradcze na wniosek kierownika jednostki.
2. Podczas wykonywania zadań doradczych audytorzy powinni podejść do ryzyka zgodnie 
z celami zadania i powinni zwracać uwagę na możliwość istnienia innych znaczących ryzyk.
3. W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki.
4. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi komórki organizacyjnej lub kierownikowi jednostki wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki.
5. Kierownik jednostki i kierownik komórki organizacyjnej nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami, wydanymi przez audytora wewnętrznego w ramach czynności doradczych.

§ 48. 1. Audytor może odmówić wykonania czynności doradczych, jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego. W szczególności audytor nie powinien podejmować tych czynności, których wykonywanie prowadziłoby do przyjęcia przez niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.
2. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach, audytor zawiadamia pisemnie kierownika jednostki.
3. Kierownik jednostki może wydać pisemne polecenie wykonania czynności doradczych.

§ 49. 1. Cel i zakres czynności doradczych powinny być przez audytora udokumentowane.
2. Forma i zawartość sprawozdania z przeprowadzenia czynności doradczych powinny być odpowiednie do rodzaju i charakteru podjętych przez audytora działań.

Rozdział 6
Ocena jakości audytu 

§ 50. 1. Dyrektor WKiAW dokonuje okresowych przeglądów akt i dokumentów roboczych audytu.
2. Celem przeglądu jest ocena adekwatności wykonanych prac audytorskich oraz sprawdzenie, czy ustalone z góry cele audytu zostały osiągnięte.
3. Formularz listy weryfikacyjnej oceny jakości wykonania zadania audytowego oraz lista weryfikacyjna oceny jakości wykonania zadania stanowią odpowiednio załącznik nr 16 i 17 do Księgi.

§ 51. Po przeprowadzeniu zadania audytowego audytor wewnętrzny zwraca się do kierownika audytowanej komórki z prośbą o wypełnienie ankiety poaudytowej, której wzór stanowi załącznik nr 18 do Księgi.

Rozdział 7
Rejestr audytów

§ 52. 1. WKiAW prowadzi rejestr przeprowadzonych audytów.
2. Rejestr audytów zawiera chronologiczny wykaz przeprowadzonych audytów w tym:
1)	nazwę zadania audytowego, 
2)	imię i nazwisko audytora, nazwy komórek, w których były przeprowadzane zadania audytowe, 
3)	daty: rozpoczęcia, zakończenia czynności audytowych, opracowania sprawozdania, 
4)	ewentualne uwagi.
3. Wzór “Rejestru audytów” stanowi załącznik nr 19 do Księgi.