Protokół z posiedzeń komisji Rady Miasta

PROTOKÓŁ NR 0063-12/4/15
Z POSIEDZENIA 
MIEJSKIEJ KOMISJI WYBORCZEJ
Z DNIA 24 LUTEGO 2015 ROKU

Początek posiedzenia - 12:00
Zakończenie posiedzenia - 14:00

Posiedzenie Komisji otworzyła i przewodniczyła obradom p. Urszula Pańka - Przewodnicząca Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodnicząca zaproponowała następujący porządek dzienny posiedzenia:

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie zgłoszono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia.

Protokół z dnia 24 lutego 2015 r.został przyjęty jednogłośnie.

Ad. pkt. 3.
Zapoznanie się z informacją Piotra Landowskiego- Dyrektora Biuro Komunikacji Społecznej i Marketingu, dot. sposobu promocji wyborów do Rad Osiedlowych (poprawa frekwencji wyborczej)

Połączone posiedzenie  Komisji  Inicjatyw  Społecznych oraz Miejskiej Komisji Wyborczej prowadziła radna Urszula Pańka.

Przewodnicząca obrad   oddała głos panu dyr. Piotrowi Landowskiemu BKSiM.  Materiał pisemny w tej sprawie stanowi zał. nr 3 do protokołu. Poprosiła go o przedstawienie informacji odnośnie planowanej kampanii informacyjno-promocyjnej przed wyborami do RO.

Piotr Landowski stwierdził, ze najistotniejszym celem w tej kampanii jest dotarcie do potencjalnych kandydatów i wyborców. W tym celu  przygotowali, jako biuro szereg propozycji:

Założenia to uzyskanie wyższej frekwencji w wyborach do Rad Osiedli o 7% w stosunku do wyniku sprzed 4 lat., oraz zwiększenie ilości kandydatów startujących do Rad Osiedli, (co najmniej 2 kandydatów na jedno miejsce w danej RO)

Cele:

Dotarcie do szerokiej liczby odbiorców.  Zachęcenie do udziału w wyborach do RO zarówno   kandydatów jak i  wyborców

Grupy docelowe: Mieszkańcy Szczecina – wszyscy, którzy ukończyli  18r.z.  + (co wynika z ordynacji wyborczej)

Terminy kampanii – główne tematy

•  podstawowe informacje o radach osiedli, (czym są, ile ich jest, jakie mają kompetencje)
•  jakie mają osiągnięcia, jak zmieniło się otoczenie dzięki działaniom rad osiedli
• ordynacja wyborcza, zasady kandydowania,   zasady głosowania, miejsca głosowania

Działania w kampanii skorelowane będą  z przyjętym przez Radę Miasta kalendarzem czynności wyborczych w wyborach do Rad Osiedli

16 marca: start: podanie informacji o terminie i zasadach wyborów, granicach osiedli oraz sposobie zgłaszania kandydatów na radnych osiedli)

do 5 kwietnia: przypominanie informacji o terminie i zasadach wyborów, granicach osiedli oraz sposobie zgłaszania kandydatów na radnych osiedli

od 5 kwietnia do 26 kwietnia: informacji o terminie i zasadach wyborów, lokalach wyborczych, kandydatach na radnych osiedli

po 26 kwietnia- ocena działań – głównie pod kątem  osiągnięcia zamierzonych celów głównych

Kampania informacyjno-promocyjna: narzędzia- kampania będzie opierała się o narzędzia własne BKSIM i UM oraz o narzędzia o charakterze komercyjnym, kampania będzie miała własną linię graficzną, w oparciu o hasło (wciąż roboczo):

Wybory do Rad Osiedli 2015- działania

 A.Narzędzia własne

• cykle materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących Rad Osiedli, publikowanych na stronach internetowych miasta, oraz wydawnictwach własnych tym:
• Zoom na Szczecin, wydawnictwo papierowe UM–1 kolumna w numerze marcowym, 1 kolumna w kwietniowym.
• Zoom na Szczecin TV- materiał filmowy – osiągnięcia rad osiedli – ekspozycja na www+ FB i media społecznościowe
• monitory w komunikacji miejskiej
• ekran LED przy pl. Żołnierza
• plakaty i ulotki

Działania w Internecie 

• stałe banery informacyjne na stronach www.szczecin.pli www.szczecin.eui stałe umieszczanie na stronach miasta materiałów informacyjnych o RO i wyborach (publikacja opracowanych komunikatów)
• po 12 kwietnia uruchomienie dedykowanej strony www zawierającej komplet informacji o wyborach do RO – terminy, siedziby lokali wyborczych, zasady głosowania, autoprezentacja kandydatów na zasadzie wspólnego jednolitego dla wszystkich kwestionariusza
• stałe działania na prowadzonych przez miasto kanałach społecznościowych
• kampania na FB  w oparciu o miejski kanał – wykorzystanie już zbudowanego zasięgu, wparcie działaniami komercyjnymi w celu zwiększenia zasięgu

Narzędzia dodatkowe 

• konferencje prasowa
• komunikaty do mediów – z informacjami – regularne, 1 raz w tygodniu
• chatna www.szczecin.pl
• hostessy na ulicach Szczecina z ulotkami zachęcającymi do głosowania (założenie: dystrybucja 25 i 26 kwietnia ze względu na zniesienie ciszy wyborczej)

B.Narzędzia komercyjne  to:   patronat medialny Kurier Szczeciński – 6 pełnych kolumn z informacjami – zapowiedź 11 marca – start 16 marca + wsparcie: 24kurier.pl + FB Kuriera Szczecińskiego, ogłoszenia płatne w prasie, kampanie sportowe w radiu lokalnym, ekspozycja na wiatach przystankowych(city light)  – ok.60  szt.

Po wysłuchaniu przedstawionych propozycji, Przewodnicząca obrad otwiera dyskusję. Zapytała o budżet na w/w wybory, czy jest  on zwiększony w związku z zaproponowaną kampanią?

Piotr Landowski- na zadania przedstawione dziś radnym, Biuro KSiM posiada środki własne(w ramach własnego budżetu). Poza tym liczą na wsparcie medialne(patroni medialni) + Radio Szczecin.

Radna J. Bródka- Przewodnicząca KIS- podziękowała za materiał, perfekcyjnie przygotowana kampania- wzrost o 7% wzrost frekwencji to duże wyzwanie dla Biura. Jest to bardzo ambitne wyzwanie, ale prosi, aby kampania przed wyborami była obiektywna i miała charakter ogólny, bez faworyzowania poszczególnych Rad Osiedlowych.

Radny Marchewka poruszył sprawę doboru poszczególnych projektów na na osiedlach, odnośnie działań w Internecie- stwierdził, że uruchomienie dedykowanej strony WWW po 12 kwietnia to zbyt późno. Uruchomienie serwisu komputerowego jest dobrym pomysłem, ale ważna jest tu tzw "ścieżka dojścia" prosi o przyjrzenie się temu. Odnośnie plakatowania-radny uważa, że powinno dotrzeć  się do każdego osiedla, każdego bloku, pyta o dystrybucję plakatów i informacji. Czy jest już jakiś pomysł na to?

Radny Robert Stankiewicz pochwalił za rozmach przedstawiony w propozycjach Biura, kampania mu się bardzo podoba. Zaproponował informację do mieszkańców za pomocą  tradycyjnej poczty, każdemu do skrzynki ulotki o wyborach.

Piotr Landowski odnośnie wypowiedzi radnej J. Bródki- miał dylemat, co zrobić, aby ta kampania była jak najbardziej "neutralna", nie chcą, jako Biuro  preferować żadnej z Rad Osiedli. Biuro chce to zrobić w sposób obiektywny. Odnośnie informacji, która ma się ukazać  o samej Radzie Osiedla i jej  osiągnięciach- będzie to materiał autoryzowany przez każdą z Rad. Odnośnie plakatowania-  poza osiedlami, klatkami schodowymi- ukażą się w  środkach  komunikacji miejskiej. Wisieć  będą  tam, gdzie są duże skupiska ludzi.

Radny H. Jerzyk pochwalił Biuro za propozycje kampanii, stwierdził, że dzięki temu będą to zupełnie  inne wybory, działania miasta i obu komisji muszą dać lepszą frekwencję wyborczą. Poruszył również kwestie  połączenia terminów wyborów, do RO i samorządowych oraz kandydowania radnych do rad osiedli.

Radna U.  Pańka stwierdziła, że formalnie radni samorządowi mogą ubiegać  się o mandat do Rad Osiedla, ale czy jest to moralne?- budzi to dużo emocji.

Radna M.  Herczyńska jest zdania, że podstawową sprawą jest dotarcie na same osiedla. Jeden  punkt wyborczy na osiedlu i plakaty w każdej klatce schodowej. Uważa, że powinno się wówczas przygotować 37 plakatów celowanych na poszczególne osiedla. Tam też byłyby indywidualne informacje o poszczególnych kandydatach do RO.

Radny Rafał Niburski- jest zdania, że radni miasta nie powinni kandydować do Rad Osiedli, odnośnie ulotek informacyjnych przed wyborami: proponuje, aby jedna strona była informacją ogólną skierowaną do wszystkich a na drugiej stronie byłaby indywidualna informacja o kandydatach. Pyta, w jakich gazetach ukaże się informacja o wyborach?

Piotr Landowski poinformował, że będą to wszystkie papierowe gazety, poza tym patronat medialny bierze Kurier Szczeciński, jak już wcześniej wspomniał, poza tym ogłoszenia płatne w prasie, kampanie spotowe w lokalnym radio i ekspozycja na wiatach przystankowych tzw. city lighty w ilości ok. 60 sztuk.

Radni z Komisji zastanawiali sie, jak wyglądać będzie kolportaż ulotek i plakatów.

Irena Błachowiak- kierownik Referatu Samorządów Osiedlowych oświadczyła, że to Ordynacja Wyborcza wymusza określone działania, BRM i Referat bierze na siebie obwieszczenia wyborcze jak i rozwiezienie tego na osiedla.

Radna Urszula Pańka, Przewodnicząca obrad  zaproponowała, aby połączyć działania marketingowe i promocyjne  Biura Komunikacji Społecznej i marketingu z obowiązkami Referatu Samorządów Osiedlowych.

Radny Henryk  Jerzyk zaproponował wniosek o treści:

         Komisja Inicjatyw Społecznych oraz Miejska Komisja Wyborcza stoją  na stanowisku, że kolportaż oficjalnych obwieszczeń i plakatów przygotowanych przez Referat Samorządów Osiedlowych BRM powinno przejąć do swoich zadań promujących wybory  - Biuro Komunikacji Społecznej i Marketingu.

Głosowanie wniosku radnego Jerzyka: (za-4-jednogłosnie.)

Radna Joanna Bródka stwierdziła, że źle by się stało, gdyby te wszystkie starania, działania medialne przed wyborami przepadły. Należałoby się zastanowić, co zrobić, aby utrzymać taki serwis internetowy, informacyjny, który byłby kontynuacją działań rozpoczętych dziś. Niech ta kampania wyborcza trwa 4 lata, nie miesiąc.

Głos zabrali również przedstawiciele RO, p. Świątkowska z RO Osów proponuje, aby w dzielnicy specyficznej, jaką  jest dzielnica domków jednorodzinnych- zawiesić maksymalną ilość  plakatów na wszystkich wiatach przystankowych na osiedlu. Chciałaby również,  aby  plakaty wisiały na słupach oświetleniowych. Na osiedlu jest dużo osób starszych, dotarcie przez internet do tej grupy wyborców będzie utrudnione.

Trzeba będzie uzyskać zgodę ZDiTM na rozwieszenie plakatów i ulotek.

Radna Liktoras proponuje, aby również szkoły i przedszkola mogły uczestniczyć w kampanii, zastanawiała się, jak  to praktycznie ma wyglądać, kto będzie roznosił ulotki, w jakim miejscu mają stanąć  bilbordy?

Kierownik RSO Irena Błachowiak zwróciła uwagę , iż równocześnie z kampanią do Rad Osiedli będzie trwało przygotowanie wyborów prezydenckich, w związku z tym  na terenie miasta pojawią się obwieszczenia i plakaty kandydatów. Poparła propozycje kampanii informacyjnej przedstawionej, przez dyr. Landowskiego - umieszczenia informacji na tzw. nośnikach trwałych. Gwarantuje to, że przez cały okres kampanii będą one widoczne, a miasto nie będzie zaśmiecone.

Na tym zakończono część wspólną  posiedzenia.

Ad. pkt. 4.
Rozpatrzenie korespondencji wpływającej do Komisji

Komisja rozpatrzyła korespondencję w następujących sprawach:

• w związku ze śmiercią p. Gabriela Wojtasa radnego RO Pomorzany (pismo RO stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu) Komisja podjęła Uchwałę Nr 1 (zał 6 ), w wyniku głosowania 4 - za /jednogłośnie/ oraz w wyniku losowania wystosowała pismo  powołujące p. Norberta Pawła Mierzwę lub Piotra Goniszewskiego(zał 7 )w skład rady.

Ad. pkt. 5.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Nie zgłoszono.

Na tym posiedzenie zakończono.