Biuro Promocji i Informacji realizuje zadania z zakresu komunikacji marketingowej, komunikacji społecznej oraz informacji o mieście. Do zadań Biura należy także koordynacja wdrożenia długoterminowej strategii zarządzania marką Szczecin Floating Garden 2050 jak również wdrożenie Systemu Informacji Miejskiej.

Biuro Promocji i Informacji sprawuje nadzór nad działaniami komunikacyjnymi i informacyjnymi realizowanymi przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta.

Działania BPiI realizowane są w oparciu o budżety roczne w zakresie zadań: Promocja Miasta (sfera Promocja Miasta i Współpraca Międzynarodowa) i Komunikacja Społeczna (sfera Rozwój Społeczeństwa Obywatelskiego), zgodnie z rocznymi planami działań.

W strukturze biura wyodrębniono:

1. Zespół ds. Promocji i wizerunku
2. Zespół Prasowy
3. Rzecznik prasowy/ komunikacja wewnętrzna
4. Zespół ds. Komunikacji internetowej
   

Zespół ds. Promocji i wizerunku
Cel: organizacja procesu skutecznej komunikacji marketingowej i promocji miasta
Działania:

- planowanie, realizacja i koordynacja kampanii i zadań związanych z komunikacją marketingową
- koordynacja procesu komunikacji strategii marki miasta, stosowania zasad prezentacji marki, w tym zasad spójnego systemu identyfikacji wizualnej
- uczestniczenie, obsługa i nadzorowanie wydarzeń o charterze promocyjnym w celu bieżącego monitorowania realizacji
- współpraca z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi tj. agencjami, sponsorami, mediami oraz komórkami organizacyjnymi miasta, w tym uzgadnianie warunków kooperacji
- rozpatrywanie wniosków, ofert w zakresie promocji i wizerunku oraz prowadzenie korespondencji w celu pozyskania dodatkowych projektów wspomagających proces komunikacji marketingowej
- prowadzenie negocjacji, spotkań z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi oraz opracowywanie i akceptacja dokumentów, umów, zleceń, porozumień, w celu precyzyjnego określenia warunków współpracy przy realizacji kampanii i zadań wykorzystujących narzędzia marketingowe
- nadzór nad działaniami z zakresu komunikacji marketingowej realizowanymi przez komórki organizacyjne i jednostki Urzędu Miasta

Strategia marki - Szczecin Floating Garden 2050

Zespół Prasowy
Cel: organizacja procesu komunikacji społecznej
Działania
- planowanie działań komunikacyjnych w celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu informowania
- akceptacja informacji źródłowych oraz przygotowywanych komunikatów i informacji na potrzeby massmediów
- przygotowanie, redagowanie, informacji i materiałów prasowych
- nadzorowanie komunikacji reaktywnej, w tym odpowiedzi na zapytania mediów, publikacje, polemiki
- nadzór nad wykorzystywaniem kanałów komunikacji z zainteresowanymi grupami
- analiza monitoringu mediów i ocena informacji prasowych

Rzecznik prasowy/ komunikacja wewnętrzna
Cel: reprezentowanie prezydenta miasta w kontaktach z mediami
Działania:
- planowanie i realizacja działań komunikacyjnych, w celu zapewniania stałych informacji na temat działalności prezydenta miasta
- zbieranie i opracowywanie informacji źródłowych i danych oraz przygotowanie komunikatów i informacji na potrzeby massmediów
- nadzorowanie komunikacji reaktywnej, w tym odpowiedzi na zapytania mediów, publikacje, polemiki w imieniu prezydenta miasta
- opracowywanie, koordynacja i przygotowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych w tym wypowiedzi do artykułów, autoryzacji wywiadów
- prowadzenie komunikacji reaktywnej, w tym odpowiedzi na zapytania mediów i prezentowanie stanowisk i oświadczeń prezydenta miasta
- analiza monitoringu mediów, w tym dziennych przeglądów prasy

Zespół ds. Komunikacji Internetowej
Cel: organizacja procesu komunikacji internetowej
Działania:
- planowanie, koordynacja i nadzór nad kampaniami promocyjnymi, informacyjnymi i społecznymi z wykorzystaniem internetowych narzędzi komunikacji
- planowanie rozwoju portali i serwisów internetowych miasta
- koordynacja wdrażania projektów internetowych wspierających działania promocyjne i komunikacyjne
- nadzór nad działaniami z zakresu komunikacji internetowej prowadzonych przez komórki organizacyjne oraz instytucje podległe w celu zintegrowania procesu komunikacji internetowej
- rozpatrywanie wniosków, ofert w zakresie komunikacji internetowej
- współpraca z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi tj. agencje interaktywne, media oraz komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta

Oficjalny Portal Miasta Szczecin
Oficjalny Serwis Urzędu Miasta Szczecin

SIM
Cel: wdrożenie systemu informacji miejskiej (SIM) w Szczecinie
Działania:
- planowanie, realizacja i koordynacja zadania związanego z opracowaniem elementów oznakowania informacyjnego w mieście w celu wdrożeniem systemu informacji miejskiej
- koordynacja i monitoring działań z zakresu oznakowania miasta realizowanych przez komórki organizacyjne, instytucje zewnętrzne, spółki miejskie, zakłady budżetowe, w celu zintegrowania procesu znakowanie zgodnie z SIM
- opracowywanie budżetów działań związanych z realizowanymi zadaniami, integracja działań i budżetów innych jednostek związanych z procesem oraz nadzór realizacji budżetów
- rozpatrywanie wniosków, ofert w zakresie SIM oraz prowadzenie korespondencji w obrębie powierzonego zakresu obowiązków w celu pozyskania dodatkowych projektów wspomagających proces wdrożenia SIM
- organizacja procesu, w tym koordynacja prac zespołu wdrożeniowego w celu efektywnej realizacji zadań

Więcej informacji