Archiwum jest wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych Urzędu, gromadzi wszystkie akta spraw zakończonych powstałych w Urzędzie z wyjątkiem materiałów zawierających informacje niejawne. Archiwum gromadzi dokumentację zlikwidowanych przedsiębiorstw komunalnych. Przynależność organizacyjną archiwum określa regulamin organizacyjny dla Urzędu Miasta Szczecin. W Urzędzie funkcjonuje jedno archiwum zakładowe oraz archiwa jednostek organizacyjnych usytuowane przy tych jednostkach. Archiwa jednostek organizacyjnych w miarę potrzeb tworzone i nadzorowane są przez dyrektorów wydziałów/kierowników biur. Dyrektorzy wydziałów/kierownicy biur wskazują do ich prowadzenia swoich pracowników. Dyrektor Wydziału Obsługi Urzędu może tworzyć ekspozytury archiwum, zlokalizowane w odrębnych budynkach, które prowadzą wyznaczeni przez niego pracownicy. Organizację i zakres działania archiwum Urzędu Miasta Szczecin określa Instrukcja.

Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

• archiwum - należy przez to rozumieć archiwum zakładowe Urzędu Miasta Szczecin usytuowane w Wydziale Obsługi Urzędu,
• dokumentacji (aktach) - należy przez to rozumieć dokumentację powstającą, nadsyłaną i składaną w Urzędzie Miasta Szczecin oraz w Filii Urzędu,
• instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 1999 nr 112, poz. 1319),
• jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej oraz zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie rozbudowy, uzupełnienia oraz zmiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt,
• jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć wydziały i biura Urzędu określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Szczecin,
• kierowniku jednostki organizacyjnej - należy przez to rozumieć dyrektora wydziału, kierownika biura, zastępcę dyrektora/kierownika biura lub kierownika referatu,
• Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Szczecin i Filię Urzędu,
• archiwum jednostki organizacyjnej - należy przez to rozumieć składnicę akt (registraturę) usytuowaną przy wydziale lub biurze, w której czasowo przechowuje się dokumentację.

Dodatkowe informacje:

• Zasób archiwum Urzędu Miasta
• Zasady udostępniania zasobów archiwum Urzędu Miasta
• Obowiązujące akty prawne normujące pracę archiwum Urzędu Miasta